OAとは？OA事務の仕事内容や求められるスキル・必要な経験について

OA事務ってよく聞きますが、どんな仕事なのでしょうか？？
OA事務は、エクセルやワードなどを使用する事務職のことです。OA事務は求人数が多い、派遣で探すのがおすすめですよ。

そもそもOA事務とは

OA事務の具体的な内容について検討してみましょう。また、一般事務や営業事務との違いについても比較してみます。
 

OA事務とはパソコンで文書作成などを行う事務職

OA事務とは、コンピューターを活用する事務職のことといえます。

OA事務のOAとは「オフィスオートメーション」の略です。
「情報機器を用いて事務作業などの業務を自動化、省力化、効率化すること、またそのための装置やシステム」などを意味します。設備に対しても使われることがあり、OAチェア、OAデスク等の商品も普及しています。 
電気屋さんでよく見かける「OA機器」は、PC、プリンター、電話等を示しています。
 
パーソナルコンピュータ（パソコン、PC）が登場する以前の会社のオフィスでは、事務作業はほとんどがアナログな手作業で行われていました。
計算機は機械式で、文書作成はタイプライターなどが使われていたのです。
現在と比べると膨大な時間と手間をかけてビジネスドキュメントを作成していました。
1970年代にパーソナルコンピューティングの時代になり、オフィスではそれぞれの事務職員ごとにPCが使える環境が整備されていきます。
そのような環境ができて、初めてオフィスがオートメーション化されたのです。
OA化によって変わった主な業務内容は、文書作成と経理処理です。
それまでの手書きやタイプライターから、PC上でのワードプロセッサーが使われるようになります。
また、ソロバンや機械式計算機の代わりに、PC上で動く表計算ソフトが主流になっていきます。
 
パソコンを使った文書作成や経理処理が一般的になり、事務職にはPCを扱えるスキルが要求されるようになったのです。また、企業によってはPC等のOA機器での作業と並行して、来客への対応や文書整理、また電話対応といった仕事も任されることがあります。
そのため、PCスキルだけではなく、一般的なコミュニケーションスキルも重要といえるでしょう。
 

一般事務や営業事務との違いは少ない

業務でパソコンを使用することが当たり前となった現在では、OA事務と一般事務や営業事務など、それぞれの職種に明確な違いがなくなってきています。
あえて違いを強調すれば、一般事務の仕事内容は書類作成やデータ入力、電話対応が含まれます。
一方、営業事務は営業グループのサポートが主要な業務となるため、プレゼン用の資料作成やクライアント対応が多くなるのです。
それらの2つの業務の特徴を併せ持ったものが、OA事務といってもよいでしょう。
 
オフィスオートメーションの初期には、PCスキルを持った従業員が少なかったため、OA事務職はエンジニア的な存在でもありました。
また、現在のようなGUI（グラフィカル・ユーザー・インターフェイス）と呼ばれるモニター上でわかりやすい表示がなされず、文字で処理していた時代です。
そのため、ある程度のコーディングのスキルも要求されたため、OA事務員はPCのオペレーションを専門に行っていたのです。
 
他の事務職について詳しく知りたい場合は、以下の記事も参考にしてください。

 
 
OA事務は、一般事務や営業事務とあまり違いがないと思って大丈夫です。
そうなんですね。特別に求められるスキルはあるのでしょうか…？
 

OA事務にはパソコンスキルが必要

続いて、OA事務に求められるスキルについて説明します。
主に3種類のスキルが必要になるのですが、どれもOA事務として働くには必要不可欠といえるのです。
 

Officeを使いこなすスキル

OA事務はデスクワークがメインの仕事です。
具体的には、資料作成やデータ入力、文書作成を行います。
一般的な企業のオフィスでは、業務で発生する文書作成を支援するためのアプリケーションがほぼ決まっていて、多くのPCにインストールされているセットがあります。
それは、ワードプロセッサー、表計算、プレゼンテーション作成のオフィスアプリケーション3点セットです。
さまざまなソフトウェア会社から供給されていますがマーケットのデファクトスタンダード（一般的に会社などで使われている有名なソフト）はMicrosoft社の「Microsoft Office（MS Office）」シリーズといえます。
これは、Word（ワード）、Excel（エクセル）、PowerPoint（パワーポイント）で構成されており、この3つをすべて最低限使いこなせるスキルがOA事務には必要なのです。
場合によっては、これにデーターベースのAccess（アクセス）が入ることもあります。
 
もし、これらを使いこなすOAスキルに自信がないのであれば、自学自習をおすすめします。
参考書を1冊購入して、最初から最後まで読みつつ操作を習得するのがスキルアップの近道です。
自分で学習を進めるのが難しいようであれば、派遣会社のスキルアッププログラムもおすすめです。
派遣会社に登録すると、仕事を紹介してもらえるだけでなく、スキルアップも支援してもらえます。
 

 
自宅のPCや、モバイルからいつでも学習することができます。
また、MS Officeを学習できる有料のスクールも数多く開講されています。
対面で学べるものや、インターネットを使った動画配信を見ながら学べるコースもあります。
予算に限りがあるのであれば、Youtubeなどのアップロードされた無料の使い方動画を見ながら学ぶ方法もあるのです。
 

事務処理のスキル

OA事務では、デジタルなOAスキルと同じくらい、事務処理能力が要求されます。事務処理には単純作業のような仕事もあるのですが、決算期には貸借対照表や損益計算書などの決算書類といった重要文書を扱うこともあります。
 
どのような書類であっても「正確性」と「迅速性」が求められるのです。
つまり、ミスをせず、スピーディーに要求された書類を作成する能力がOA事務職の評価ポイントになります。
このスキルは一朝一夕に身につくものではありません。
日頃から気をつけて、作成した書類にミスがないかダブルチェックしたり、作業に要する時間を気にしながら仕事をこなしたりすることで、正確性と迅速性が向上していくのです。
 
たとえば、ダブルチェックするときには、PCのモニター上で見直すだけではなく、紙にプリントアウトしてみると思わぬミスを発見できることがあります。
また、作業のスピードを上げるには、まず作業にかかる時間を予想しておき、実際に計測してみるとよいでしょう。
これを続けると、作業にどれくらいの時間が必要か把握できるようになるため、ある作業を依頼されたときに作業完了時間を即答できるスキルがつく効果もあります。
 

コミュニケーションスキル

ここまでは、デスクワークで必要となるスキルについて説明しましたが、OA事務職は人と接する機会も多い職種です。
そのため、人並み以上のコミュニケーションスキルが必要となります。
たとえば、来客対応や電話対応、受付業務などでは企業のイメージを損なわないようなプロとしての接客能力が問われるのです。
一般的に、どのような業務内容であってもコミュニケーションがうまく取れていると業務が円滑に進むものです。
気持ちよく仕事ができるように、コミュニケーションスキルの向上を目指しましょう。

 
 
PCスキルはやはり必須ですね。実際に、採用されるためのポイントはなんでしょうか？
有利な資格と志望動機のポイントを見ていきましょう！
 

OA事務に有利な資格・経験や志望動機は？

最後に、OA事務職になるために必要な資格や経験について説明していきます。また、面接時に好まれる志望動機についても具体例を示します。
 

資格ならMOSや簿記、経験の伝え方も重要

OA事務のスキルを示すためには、資格を持っていると客観的な能力として評価の対象になります。
もちろん、なくても求人に応募することはできるのですが、取っておいて損はありません。
 

持っていると有利な資格には、マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）や簿記があります。
 
MOSは、MS Officeアプリケーションを操作して、ビジネス文書を効率よく作成する能力を示す資格です。
オフィスワークで最も使われるWordとExcelには、スペシャリストとエキスパートの2つのレベルがあります。
 
また、簿記の資格によって、企業の決算書類としての貸借対照表と損益計算書の意味や、それを作成するまでに必要な手続きについて知識があることを示すことができるのです。
なお、簿記の資格にはレベルがあり、履歴書に書けるのは簿記2級以上というのが一般的です。
 
このような資格はスキル評価の指標といえますが、実際の業務では資格よりも実務能力が問われることになります。
面接の際などに、デスクワークの経験やパソコン業務が難なくこなせることを証明できれば十分といえるでしょう。
 
 

志望動機はスキルとコミュニケーション能力の両方をアピール

2段落目でふれたように、事務処理スキルだけでなくコミュニケーションスキルも必要となるのがOA事務といえます。
そのため、志望動機にはアプリケーションのスキルについてだけではなく、人と接すことが好きといった社交性の高さについても触れるとよいでしょう。
 
また、OA事務は多くの企業で求人があります。
面接を受けることにした企業に決めた明確な理由があれば、採用者にモチベーションがあると評価してもらえるはずです。
派遣の場合、派遣会社の担当者に志望動機の相談もできます。不安がある方は派遣からチャレンジするのもおすすめです。
 

 
 
志望動機が不安な方は、回答例も載せてあるこちらの記事もぜひ参考にしてください。
 

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