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OA事務とは?基本的な特徴と一般事務・営業事務との相違点

OA事務とは?基本的な特徴と一般事務・営業事務との相違点

手書きや手計算だけで仕事をしていた時代とは違い、職場ではパソコンをはじめとした電子機器を使用するのが当たり前になってきました。そんなパソコンやFAXなどの電子機器を使って事務の仕事を行うのがOA事務です。したがって、OA事務ではパソコンを使いこなせるスキルが求められます。そこで、この記事では、基本的なOA事務の特徴とともに、一般事務や営業事務との相違点についても解説します。

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目次

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1. OA事務の基本的な特徴とほかの事務職との違い

OA事務の仕事は一般事務や営業事務とは異なる部分があります。この段落では、OA事務の仕事の内容と、一般事務・営業事務とは異なる部分について詳しく説明します。

OA事務とは?

OA事務のOAとは、「office automation(オフィスオートメーション)」の頭文字です。職場にパソコンやFAXなどが導入されたことで、従来なら手作業で行ってきた仕事が電子機器に取って代わっています。たとえば、従来は書類の作成はもちろん、伝票や帳票の整理・集計、経理作業なども、すべて手書きや手計算で行っていました。OA化されたことで、集計作業はエクセルや専用の経理ソフトなどに数字を入力すると自動的に計算ができるようになり、効率化や省力化につながっています。電子機器が普及した現代では、一般事務や営業事務でも、多少は電子機器類に触ることがあるでしょう。ただ、一般事務や営業事務などの場合、書類のファイリングや電話応対などが主な仕事ということも多いです。一方で、OA事務と呼ばれる職種では、主にパソコンなどのIT機器を活用して業務を行います。そうした経緯から、一般事務職や営業事務職に対して、パソコンを活用する職種として「OA事務」が生まれたのです。

ほかの事務職との違い

パソコンが広く普及し、以前なら電子機器類がなかったような職場にもパソコンやFAXがあるのは珍しくありません。そのため、OA事務とほかの事務職との明確な区分もなくなってきている傾向です。一般事務や営業事務でも、さまざまな資料の作成や発注業務、在庫管理などでパソコンを使う機会も増えています。ただし、一般事務や営業事務の場合は電話応対や来客応対、クライアント応対などを担当することが多いです。そのため、企業の事業内容や職場によるものの、OA事務ほど電子機器を扱いません。一方で、OA事務の業務内容は文書作成・データ入力・伝票整理などパソコンを使う業務が中心であり、一般事務や営業事務に比べて、より幅広いパソコンスキルを求められるのが一般的です。

2. OA事務の仕事で求められる3つのスキル

OA事務の仕事をするためには、身につけておかなければならないスキルがあるほか、必要な能力もあります。そこで、この段落ではOA事務で求められる3つのスキルについて解説します。

2-1. パソコンに関するスキルは必要不可欠

OA事務ではパソコンを使って文書を作成したり、データ入力をしたりする業務がメインであるため、パソコンに関するスキルは不可欠です。職場の業務内容にもよるものの、WordやExcelといったOfficeソフトは一通り使いこなせることが求められるでしょう。日々の仕事のなかではWordを使っての文書作成や表作成を指示されることがあります。また、Excelでのグラフや表の作成をすることも多く、SUMやAverage、Vlookupをはじめとした集計関数、データベース機能、ピボットテーブルなどの操作に慣れておくことも大切です。以上のようなWordやExcelを使えるスキルがあれば、面接時のアピールになります。もし、実務経験がない場合、WordやExcelを操作できると面接で主張しても、言葉だけでは本当に使えるのかどうかわかりません。そのようなときは、MOS(Microsoft Office Specialist)などの資格を取得していることでアピールすることも可能です。MOSを取得していれば、WordやExcelなどofficeソフトを使ったパソコンスキルを証明できます。

2-2. 一般的な事務のスキル

OA事務だからといって、一般的な事務仕事のスキルが全く必要ないというわけではありません。OA事務にしても、一般事務や営業事務にしても、事務の仕事をするときはミスがなく、なおかつスピーディに行えることが大切なポイントです。業務を円滑に進めていくためには、事務処理能力が欠かせないスキルだといえます。ミスしないためには単純に作業を進めていくだけではなく、ひとつひとつの作業を正確にこなし、見直すクセも身につけることが大切です。また、事務職では細かい作業が多岐にわたることもあります。効率よく仕事を進めなければ、時間内に作業を終えられなかったり、余計な負担が増えたりすることもあります。そのようなことにならないように、パソコンで処理できる部分はパソコンを使うなど、処理時間の短縮化を図ることが大切です。さらに、作業の手順を考え、業務全体を効率化する工夫を積み重ねることも求められます。

2-3. 社内・社外の人と円滑に接していくコミュニケーション能力

OA事務の基本的な仕事はパソコンを使って事務処理を進めることです。そのため、OA事務に対してデスクワークばかりしている、パソコンに向かって作業をし続けているというイメージがあるかもしれません。しかし、ときには電話応対や、他のスタッフをサポートするようなアシスタント業務をすることもあります。実際には社内および社外の人と関わる機会も多い仕事であり、事務処理を円滑に進めるためにも、高いコミュニケーション能力が求められるところもあるのです。ほかの人と一緒に気持ちよく仕事ができる協調性を身につけていれば、OA事務を希望するときにもアピールポイントになります。

3. OA事務の業務内容

多岐にわたる事務職の業務内容はどれも大切なものであり、各作業がおろそかにならないように注意するとともに、効率的にこなしていかなければなりません。事務職の業務内容で主なものとして、書類作成やファイリング、伝票整理やデータ入力、郵送物の発送などが挙げられます。それ以外に電話応対や来客応対、メールのチェックなども含まれます。たとえば、外部からかかってきた電話を担当者に取り次いだり、来客にお茶を出したりするのも事務職の業務です。ただし、企業や業種、部署によって、仕事の詳細や担当する内容は異なることがあります。大企業の場合は業務が細かく分担されているところもあり、自分の担当するデータ入力だけを行うだけということもあるでしょう。しかし、実はOA事務の業務内容は幅広く、勤め先によっては営業部門のアシスタント業務を任されることもあるのです。また、給与計算や勤怠管理などの人事労務にまつわる業務、経理補助などの仕事を担当させられるケースもみられます。

4. 事務職として働くことのメリット

事務職として働くことには多くのメリットがあります。そこで、この段落では事務職で働くメリットを3つ挙げて解説します。

ワークライフバランスを重視できる

事務職の仕事は行う作業がある程度決まっていることが多く、ルーチンワーク化している面があります。もちろん、イレギュラーな仕事が発生することや、月初・月末など業務が集中して忙しいことなどもあるでしょう。ただ、通常業務ならスケジュール通りに仕事をこなしていれば定時で帰ることができ、時間のコントロールがしやすい点がメリットです。派遣社員ならば、よほどすぐに対処しなければならないトラブルでも発生しない限り、残業もないのが基本になっています。そのため、退社時間を管理しやすく、家事や育児で忙しい人や家族と一緒に過ごす時間を大切にしたいと考えている人には向いている働き方だといえます。

未経験者でも働くことが可能

パソコン操作をスムーズに行うためには、ある程度のスキルが必要です。しかし、事務職の担当する業務は手順が決まっていることも多く、必ずしも高いスキルや専門知識、特別な資格を求められるわけではありません。求人では未経験者可となっているケースも多くみられるため、実務経験がなくてもチャレンジできるほか、比較的スムーズに他業種からの転職も行いやすいといえます。

パソコンのスキルやオフィス業務が身につけられる

OA機器を使って仕事をするのが珍しくなくなったこともあり、パソコンを使った業務がメインとなるOA事務の仕事はオフィスワークの基礎となる部分だといえます。パソコンのスキルに関しては、最初はあまりスムーズにできないことがあったとしても、一定の期間作業をしていれば必然的にパソコン操作には慣れてくるはずです。就業前には知らなかった操作も仕事をするなかで覚え、スキルアップできる可能性があります。また、基礎となる部分の業務を担うことで、会社全体の仕事を幅広く理解することもできるようになるでしょう。事務仕事を毎日するなかで、効率のよい仕事の進め方を身につけることもできるはずです。さらに、同僚や他部署の人、取引先の担当者などと関わることで、ビジネスマナーやコミュニケーション能力が培われることもあります。たとえどのような仕事に就くことになっても、事務職で身につけたパソコンスキルやオフィス業務の経験は生かすことが可能です。事務職を経験してさまざまなスキルをアップさせれば、その後のキャリア形成にも役に立ちます。

5. 事務職として働くことのデメリット

さまざまなメリットがある事務職の仕事ですが、デメリットが全くないわけではありません。そのため、事務職を志すならばデメリットについても押さえておく必要があります。たとえば、派遣社員の立場でOA事務の仕事を担当する場合はルーチンワークが基本となっていることも多く、地味な作業が続いてしまいがちなのです。担当する仕事が限られていれば、毎日単純作業をこなすだけであまりスキルアップにつながらないことも考えられます。なにより、仕事にやりがいを見いだせないこともあるでしょう。ただ、希望や改善点などを提案すれば受け入れてもらえる可能性もあるため、アプローチ次第では仕事の幅を広げられる可能性はあります。また、事務の仕事そのものは営業職の仕事などのように、会社の売上に直結している業務ではありません。そのせいで、仕事を頑張ってこなしても評価されづらいと感じてしまうこともあります。

6. 派遣社員の待遇とキャリアプラン

派遣社員として事務の仕事をする際は、待遇やキャリアプランについて考えておかなければなりません。そこで、この段落では事務職における派遣社員のニーズやスキルアップ、収入面について詳しく解説します。

派遣社員のニーズは大きい

一般的に事務職は女性が担当していることが多く、正社員が産休や育児休暇を取得するときなど、派遣社員が求められるケースが豊富です。また、正社員が急に退職したり、休職したりすることも起こるため、事務職における派遣社員のニーズは潜在的に高いものがあります。事務職自体はどのような業種の会社にとっても必要な存在です。そのため、時給は高止まりする傾向にあり、事務職として働く派遣社員の平均年収は未経験でも240万円程度になっています。スキルのある事務職経験者ならば時給1500円ほどになることもあり、年収300万円以上も夢ではありません。

スキルや経験を磨くことで年収を上げていける

正社員で就職すると、いくら仕事ができてもなかなか事務職の給与は急に上がらないことも多いです。しかし、派遣社員の場合は1年ごとに時給改定がされるため、賃金が上がる可能性があります。派遣先を変更することでキャリアアップにつながり、年収を上げることもできるのです。たとえば、未経験者が最初に派遣されるときは、事務職初心者としてスタートします。しかし、事務職として働いたあとに派遣先を変更するときは事務職経験者となるため、年収を上げるチャンスを生み出しやすいといえるでしょう。派遣社員で事務職として働いた実績は、派遣先が異なっても通算した経験年数で評価されます。事務の仕事を続けていくほど評価は高まるため、スキルを積んでいくことで年収をアップさせることにつながるのです。さらに、派遣先が変われば業務内容も異なります。同じ事務職といっても内容は営業事務や貿易事務、英文事務や秘書業務など、派遣先の企業や部署によってさまざまです。派遣先をチェンジすることで、幅広くスキルを磨いていけるチャンスもあります。

事務職の場合は派遣社員のほうが年収が高い場合もある

事務職においては、正社員よりも派遣社員のほうが年収としては高くなるケースもあります。長期で勤めた場合、正社員よりも年収が多いという派遣社員も珍しくはありません。つまり、正社員という立場にこだわりがないのならば、しっかりとお金を稼ぐことが可能なワークスタイルだといえます。実際に、年収300~600万円といった案件もあるほどです。正社員がいいのか、派遣社員がいいのかは各自で違うでしょう。自分の将来設計と照らし合わせ、事務職を希望するならば派遣社員としての働き方も柔軟に捉えていくことも重要です。

さまざまなスキルが身につくOA事務の仕事をしてみよう!

OA事務は、業務に必要なパソコンスキルやオフィスワークのスキルがどんどん身につく仕事です。スキルが上がれば上がるほど、派遣先を変更するときはキャリアアップできる可能性も高まります。また、スキルや経験を磨くことで、収入も上げることが可能です。勤務時間もうまくコントロールできるため、OA事務はワークライフバランスを重視しやすい仕事だといえるでしょう。

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