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大学事務は忙しい!?仕事内容と働く魅力について徹底解説!

大学事務は忙しい!?仕事内容と働く魅力について徹底解説!

事務職は長く活躍しやすいなどの理由から、女性に人気の高い職種です。なかでも、「大学事務」は一般的な事務とは仕事内容が大きく異なり、興味を持つ人も多くみられます。大学事務の仕事内容とは、一体どのようなものなのでしょうか。ここでは、大学事務の一般的な業務内容や仕事の忙しさ、また働く魅力について紹介します。

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目次

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大学事務ってどんな仕事?事務未経験でも働けますか?
大学事務は大学を陰から支える重要な仕事です。業務は多彩だけれど、事務未経験でも気後れする必要はありませんよ。


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大学事務の主な仕事内容6つ

大学事務の仕事内容は多岐にわたります。
大学事務は教務課、教養科、教務企画課などという名称である場合も多いです。
主な仕事内容を6つにわけ、それぞれ詳しく見ていきましょう。

授業やイベントの準備に関する仕事

大学事務の主な仕事内容として、「授業やイベントの準備」に関する仕事が挙げられます。
具体的には、以下のような業務を行います。

授業の準備

大学にはいくつもの教室が存在します。
その教室の鍵は事務室に集められているケースが一般的であり、その鍵を大学事務員が管理するのです。
授業がバッティングしないよう、大学では時間割が組まれています。
時間割をチェックし、各講義やゼミなどで使用する部屋・授業の準備を整える必要があるのです。
授業で使用する機器などがある場合は、すぐに使えるように準備しておきます。
使用する機器の鍵をスムーズに出せるようにしておいたり、機材の台数や故障の有無について確認しておいたりするのも重要な仕事です。
 
また、配付資料がある場合は、作成して整理するなどの業務も加わります。
このような準備を、スムーズかつ間違いのないように、日々こなす必要があるのです。
特に、授業が始まる前の休憩時間は、学生たちが一斉に活動し始めるため、あわただしい雰囲気になります。
場合によっては急いで資料を準備したり、出席カードを配ったりするなど、目が回るような忙しさになるケースもあります。
そのため、大学事務の仕事はその場の状況に応じて動ける対応力や、きちんと授業や休憩時間のスケジュールを把握し、計画的に準備する能力などが求められるのです。

イベントの準備や開催の補助

大学では、日々さまざまなイベントが催されます。
なかでも、多いのが「シンポジウム」「特別講義」「他機関の人を招いた会議」などです。
これらのイベントがある場合は、開催におけるさまざまな準備や、当日の案内を担当することになります。
また、ゲストの出迎えや控え室への案内などのアテンド、お茶出しなどの仕事を担当することもあります。
さらに、資料を使う場合は原本を預かり、コピーすることもあるでしょう。
 
また、イベント後にレセプションがある場合は、飲食物の提供などを手伝うこともあります。
特に、国際会議や新たなプロジェクトの発足会などは交流会を兼ねていることも多く、プログラムにレセプションが組み込まれているケースも少なくありません。
このような場合、飲食物が用意され立食となるのが一般的ですが、なかには予算の都合上、飲食業者を入れられない場合があります。
このようなときに、大学事務スタッフが食べ物やアルコール類を含めた飲み物を買ってきたり、紙皿を並べたりして、準備を行うのです。
 
交流が主な目的であるため、酔いつぶれてしまうほどお酒を飲む人はほとんどいないでしょう。
しかし、なかにはお酒の飲み方に慣れていない学生が、限度がわからずに飲み過ぎてしまう可能性もあります。
このようなトラブルを招かないよう、レセプションがある場合は学生の動きに目を光らせておくのも大切です。
また、レセプションが終わったら、後片付けを行う必要があります。
自治体のルールをきちんと確認したうえで、ゴミの分別を行いましょう。

応対関連

大学事務の主な仕事には「応対関連の仕事」があります。詳しい内容をチェックしていきましょう。

教員や学生の対応

教員によっては、コピーを取るのが苦手だったり、なかなか時間がなかったりする人もいます。
そのような教員からの指示によって、コピーを取るなどの仕事が発生することがあるのです。
この業務を行う際は、「具体的な指示を仰ぐ」のがポイントになります。
なかにはコピーするための指示が曖昧であり、コピー後に「枚数や内容が間違っている」と指摘されるケースもあります。
コピーのやり直しを防ぐためにも、「何枚必要ですか」「両面印刷で間違いないですか」などの確認をしておくと良いでしょう。
 
さらに、「学生からの悩み相談」を受ける場合もあります。
学生生活において、さまざまな悩みを抱える人も少なくありません。大学事務員はこうした学生の悩みに耳を傾け、解決に導くためのアドバイス役を担うこともあります。
たとえば、大学内施設の使い方や、講義の受け方について説明することもあるでしょう。
また、資格取得や留学に関する疑問など、質問の内容は人によってさまざまです。より楽しく安心して学生生活を送れるよう、サポートしてあげる能力が求められます。
 
また、大学事務は「新入生に対するサポート」を行うのも重要な仕事です。
新たな環境に身を置くと、何かと不安になってしまう人も多いものです。
このような新入生に対し、優しく接したり困ったときに助けてあげたりするなど、サポートをしてあげる必要があります。

来客・電話・メールの対応

大学には、国内外からさまざまな来客があります。
大学の窓口として、来客に対して丁寧な対応をする必要があるのです。
分け隔てなく、誰に対しても失礼のない対応を心がけるのがポイントとなるでしょう。
また、電話やメールの対応については、一般的なビジネスマナーを踏まえた対応が求められます。
教員・学生ともに、一般社会に出た経験がない人も少なくありません。
したがって、大学事務は「その大学の顔」として、一層のビジネスマナーが必要になるのです。
 
また、自分の担当範囲から外れた質問をされたり、対応を求められたりしたときは、必ずその専任の担当者に任せるのが肝心です。
万が一、あやふやな知識のまま自分だけで解決しようとすると、誤った対応をしてしまうおそれがあります。
専門外のことに対し、独断で対応するのは避けたほうが良いでしょう。

備品の管理

授業やゼミで使われる備品を、しっかりと管理しておく必要があります。
また、使用する備品や機器は、講義やゼミによってそれぞれ異なります。
たとえば、語学に関する講義であればオーディオ環境、映像に関する講義であればプロジェクターを使うケースが多いでしょう。
 
また、場合によっては、セッティングの手伝いをすることもあります。
教授が機器の操作に慣れていない場合、講義開始の直前になり「プロジェクターの電源が入らない」と助けを求めてくるケースもあるため、注意が必要です。
このような事態に備えて、「このボタンを押せば電源が入る」など、基本的な使い方を知っておくと良いでしょう。

資料の準備

授業で使う資料がある場合は、原本を預かって必要な枚数をコピーし、準備を行ういます。
なお、原本は本・紙・USBなど、さまざまな状態で渡されることがあります。万が一、USBなどの扱いに慣れていない場合、スムーズにコピーができない可能性があるため、注意が必要です。
どのような原本を渡されても速やかに対応できるよう、対応に慣れておく必要があります。
 
また、資料の準備として、エクセル・ワード・パワーポイントといったソフトを使うケースもみられます。
そのため、パソコンやソフトの使い方について、ある程度知っておくのも重要です。
基本的なパソコンスキルに自信がない場合は、自主的に勉強をして基礎知識を身に付けておきましょう。

出席記録の管理

授業によっては、出席カードなどを使用することがあります。これを名簿に記録するなどして、学生の出席状況のデータを管理するのです。
出席記録の管理は、学生の成績に関わる非常に重要なものです。そのため、単純な作業とはいえ気を抜かず、慎重に記録する必要があります。

経理関連

大学は助成金などの公費を扱うことも多く、どんなに細かい出費であっても、書類が必要になります。
そのため、見積書・納品書・請求書などを作成したり、管理したりする業務が発生するのです。
 
また、助成金などの研究に関する申請のための、資料準備を任されることもあります。
なかには、研究室の予算の管理をするケースもあるでしょう。
こうした資料作成や予算の管理などを行い、研究を陰ながら支えるのも、大学事務の重要な仕事です。



大学事務の仕事って多岐にわたるんですね。
そうね。大学の運営がスムーズにいくためのサポート、それが大学事務です!
未経験者には難しいかなぁ…。
大丈夫!全部1人でやるわけではないし、規模の大きい大学の場合は分業化がされています。
 
 

大学事務の仕事は忙しいもの?

大学事務の仕事をしてみようと考えたときに、気になる人も多いのが「業務の忙しさ」です。
特に、女性の場合は家事をしなければならなかったり、子供の世話をみたりする必要があるなど、仕事で拘束される時間について知っておきたいというケースも多いです。

大学事務は忙しくない

大学事務の仕事は、基本的に部署としてこなさなければならないノルマがなく、残業も少ない傾向にあるといわれています。
 
したがって、一般的には「忙しくない仕事」とされています。
時間に追われるような業務も少なく、余裕をもって仕事をこなせるケースも多いことから、精神的な負担が少ない傾向にあるのが特徴です。
ノルマや残業がないぶん、職場の人間関係もギスギスしておらず、気持ちにゆとりを持って働ける環境が多いといわれています。

大学事務は休みがとりやすい

また、のんびりとした環境が多く、有給や急な休みも比較的取りやすいというメリットがあります。
突然子供が熱を出すなどして具合が悪くなると、病院に連れていったり看病が必要になったりすることもあるでしょう。
このような突然のトラブルによって「仕事を休みたい」というときも、理解されやすい環境といえます。

大学事務にも繁忙期はある

ただし、比較的ゆったりしていて休みがとりやすいのはあくまでも業務が忙しくなく、時間にゆとりがあることを想定したケースです。
時期によっては業務が忙しくなり、残業が発生したり思うように休みが取れなかったりする場合もあります。
忙しくなる時期としては、「願書の提出時期」「入学時期」「学祭の時期」などが挙げられます。
行事が集中する時期は業務量が増え、バタバタと時間に追われて仕事をこなす可能性があることを、頭に入れておきましょう。
大学事務の仕事は割とゆったりめなんですね
そうですね。残業はほとんどなく、土日が休みなところも多いです。
ピリピリせずに働けそうですね。
ただし、忙しい時期は忙しいから注意してください。願書を出す時期や年度末・年度初めはちょっと大変です。
 

大学事務で働く魅力を知ろう!

大学事務には、一般企業の事務職では味わうことのできない、働くうえでのさまざまなメリットがあります。
大学事務で働く魅力には、以下のようなものが挙げられます。

学生の夢をサポートできる

まずは「学生の夢をサポートできる」ことです。大学事務は学生が学び、成長する時間に関わることができる仕事です。
大学時代は興味のあるものについて勉強したり、サークル活動に励んだりするなど、輝かしい時間を過ごせる場所といえます。
学生たちの成長を見守り、夢をかなえるための手助けができるのが、大きな魅力です。
学生たちの活気あふれる環境で過ごすことで、自分も「負けていられない」という前向きな気持ちになれるでしょう。

さまざま人たちと出会える

さらに、「さまざまな人たちと出会える」のも魅力です。
大学にはさまざまな人が出入りしており、幅広い世代との関わりを持つことができます。
多くの人との交流を楽しみながら、感性を磨けるのがメリットです。
また、「コミュニケーション能力が向上する」という特徴もあります。
大学事務の仕事は、学生や教員といった幅広い世代の人と接することになります。
さまざまな人と接するなかで自然と社会性が磨かれ、コミュニケーション能力の向上を期待できるのです。
 
また、「多種多様な人と接することができる」のも、大学事務ならではの魅力といえるでしょう。
大学には学生だけではなく、他国からの留学生や研究者など、多くの人が訪れます。
多種多様な人と接することができるため、「いろいろな価値観を知りたい」と考える人にとって、刺激を感じながら働ける環境といえるのです。

向学心が刺激される

場合によっては、「専門的な知識がつまった資料を見られる」こともあります。
一般の人では目にすることができない、貴重な写真や古文書のコピーなど、専門的な資料を見られるケースがあるのです。
授業などで配布される専門的な資料を見ると、「さらに知識を深めたい」という向学心が刺激され、より自分自身を高めることができます。

女性が働きやすい環境

また、「女性が安心して働きやすい環境」であることも、大きな魅力です。
大学事務は力仕事も少なく、「長く安定して働きやすい」と人気です。
また、基本的には大学の授業のスケジュールに合わせた勤務になるため、深夜まで残業したり、休日に出勤したりするリスクが少ない傾向にあります。
規則正しい生活を送りたい、家族と過ごす時間を大切にしたい、という人にもおすすめの仕事といえます。
大学事務って一般企業の事務よりも多彩な体験ができそうですね!
その上、女性が働きやすい環境が整っているところが多いです。
 


大学事務の仕事内容でキャリアアップ!

大学事務の仕事をこなすことでスキルが身につき、より頼れる存在になれたりステップアップの足掛かりにしたりすることができます。
特に、経理、事務処理、パソコンスキルの能力は身につけやすい環境です。
入金確認、経理の清算、振替伝票作成は大学事務の重要な仕事内容です。
職場によっては広報紙の作成、ホームページの更新なども任されるのでDTPソフトやWEBソフトも扱えるようになるでしょう。
今後、一般事務や営業事務、経理事務、総務などへの転職にも有利です。
大学事務は未経験者歓迎の求人も多いので初めて事務職に就く人でも働きやすくなっています。
大学事務で働いた経験は次の職場でも生かせそうですね。
大学事務はさまざまなスキルを獲得するチャンスがいっぱい!「事務機経験」から「事務職経験あり」になっちゃいましょう!

大学事務の仕事はここが大変!

大学事務の仕事内容には魅力がたくさんありますが、大変なことや厳しさについても知っておきましょう。
 

派閥争いでピリピリ

教授たちによる派閥争いが繰り広げられている場合もあります。
大学事務員が直接巻き込まれることはありませんが、中立の立場をとらなければなりません。
ピリピリした雰囲気の中で過ごしたり、発言に気を付けたりしなければならない場合もあります。
 

様々な人に対応

大学事務の中でもカウンター業務にあたると様々な学生に対応しなければなりません。
精神的に不安定になり、退学や休学なども視野に入れるほど追い詰められている学生もいます。
学生の保護者が乗り込んでくることもあります。
 

座りっぱなし

大学事務の仕事は座りっぱなしで過ごす場合も多いです。
肉体的な疲労は少ないですが、腰痛、肩こり、むくみなどに悩まされる人もいます。
 

年度末&年度初めは忙しい

大学事務は残業が少ない仕事ではありますが、年度末と年度初めは仕事が増えます。
年度末は予算の執行手続きや進級の対応、年度初めは新入生の対応にてんてこ舞いです。
特に3月・4月はハードになるのを覚悟しましょう。
 

浮世離れした教授の世話

大学教授の中には研究にのめりこむあまり、普通の会社ではあまり見られないような少々変わった人や実務が苦手な人も少なくありません。
時には大学事務の仕事内容を超えた要求をしてくる教授もいます。
できないことや引き受けられないことは角を立てないように気を付けつつ、きっぱりとと断る勇気も必要です。
大学事務には大学事務ならではの大変さがあるのですね。
コミュニケーション能力と責任感を大切に仕事にとりくむといいですよ。
 

大学事務は国立・公立・私立で採用方法が違う

大学事務は国立、公立、私立で募集方法や採用方法が違います
国立、公立は試験に通過する必要があるのでややハードルが高いです。
目指す場合は事前準備を特に念入りに行いましょう。
仕事内容は国立も公立も私立も大きな違いはありません。

国立の大学事務

国立の大学の事務になるためには「国立大学法人等職員採用試験」を通過しなければなりません。
北海道、東北、関東甲信越、東海・北陸、近畿、中国・四国、九州の地区ごと分かれています。
説明会に参加し、国立大学法人等グループ会員サービスに登録し、受験申込をしましょう。
試験は一次と二次があり、合格すると内定です。
説明会は毎年10月以降で、試験は翌年7月に行われます。

公立の大学事務

公立の大学事務は地方公務員扱いになります。そ
のため、地方公務員採用試験に通過するのが最低条件です。12~1月頃に試験の申請を行い、1月後半に採用試験が行われます。
試験内容は高卒程度の基本教科、判断推理、図面問題、資料解釈、時事問題、論文、面接などです。幅広い知識や教養が求められます。

私立の大学事務

私立の大学事務は学校がその都度募集をかけています。
正社員の採用は少なく、パートや派遣会社を通しての採用が多いです。
試験内容は様々で、面接のほかに筆記試験や小論文、適性試験などが行われる場合もあります。
国立や公立の大学に比べて応募から採用までがスピーディーなのが特徴ですが、都度募集なのでいつ募集があるのかは分かりません。
こまめに求人情報をチェックしましょう。
「事務職」「教務課職員」などといった名目での募集が多いです。
同じ大学でも国立、公立、私立で随分違うんですね。
私立の大学事務は採用のハードルが低いからすぐに働きたい人におすすめです。
 

大学事務は狭き門。就職の近道は?

 大学事務は人気の仕事ですが、求人が少なく、狭き門です。
とくに私立大学の正社員の求人はあまりありません。
しかし、正社員よりも給与は低くなってしまいますが、事務職に強い派遣会社を利用するとならば就業までのスピードが速いです。
大学事務職は基本的なビジネスマナー、高いコミュニケーション能力、基本的なパソコンスキルなどがあると歓迎されます。
留学学生や国際的な交流の多い大学ならば語学力も武器になるでしょう。

持っていると有利な資格

MOS検定(Word、Excel、powerPoint)、秘書検定2級以上、簿記3級以上、TOEIC600点以上など


派遣会社を利用するのが大学事務の近道なんですね。
自力で求人を探して採用に漕ぎつけるよりもずっと近道です。なんらかの資格や経験があれば忘れずにアピールしましょう!

大学事務は人気の職種!

大学事務は人気の職種として、採用倍率が高まっているといわれています。
仕事内容は非常に幅広いものの、基本的には忙しいことは少ないとされているのが特徴です。
また、学生の夢をサポートできたり、多種多様な人と出会えたりするなど、働くことでさまざまなメリットを得られます。
気になる人は、大学事務の仕事に挑戦してみてはいかがでしょうか。
 

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