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貿易事務の仕事内容は?必要なスキルややりがいとともに確認しよう

貿易事務の仕事内容は?必要なスキルややりがいとともに確認しよう

事務職の中でも、貿易事務という業種を聞いたことがあるかもしれません。海外との貿易に関わる仕事であることは想像がついても、具体的にどのような業務内容なのか、知りたい人もいるのではないでしょうか。貿易事務職につくには、通常の事務能力だけではなく、専門知識や英語力が必要です。ここでは、貿易事務の仕事内容や必要な能力について解説します。

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貿易事務って普通の事務職とどう違うのかしら?
貿易事務は海外と取引する場面が多いので専門的な知識、世界情勢の把握、そして語学力が求められる仕事ですよ

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貿易事務の具体的な仕事内容って?

貿易事務は、海外からの製品を輸入したり、日本の製品を海外に輸出したりする海外取引の業務です。
それでは、貿易事務とはいったいどのような仕事をしているのでしょうか。
具体的な仕事内容を一つずつ解説していきます。

書類作成

商品を売買する商取引には、国内での取引でも、契約書や請求書などのさまざまな書類作成が伴います。
しかし、海外との商取引では、国ごとに違う法律へ対応した書類や、文化、習慣の違いなどから誤解が生じないよう細かな確認書など、国内での取引以上に多くの書類の作成が生じます。
しかも、長距離輸送される過程にもさまざまなリスクが生じる恐れがあるため、トラブルを未然に防ぐための書類も必要です。
 
これらの書類は、貿易書類と呼ばれ、作成には専門的な知識が求められます。
貿易書類作成の仕事は、海外との取引を行う上で必要不可欠なものであり、数多くの書類を正確に迅速に作成しなくては、安全な貿易業務は成り立ちません
これらを担うのが、貿易事務の仕事の重要な一つです。
 

受発注の受付

貿易業務は、海外から製品を輸入する場合と、自社から海外へ製品を輸出する両方があります。
この受発注に関する業務は、営業職がおこなうことも多くありますが、貿易事務が窓口となって担当することもあります。
自社が海外からの注文を受けた場合は注文書を作成し、逆に自社が海外に販売する場合には、注文請負書を作成します。
 
この受発注に関する書類は、基本的には取引ごとに毎回発行する必要がありますが、何度も取引をしている相手の場合には、メールのみのやりとりで受発注をおこなうこともあります。
これらの書類には、通常の注文書に記載される商品情報や価格、支払いの時期に関する内容だけでなく、船積みの時期など、海外との取引ならではの情報を記載することも必要です。

出荷・輸送・通関の手配

貿易事務の重要な仕事の一つは、出荷や輸送、通関に関わる手続きや手配をおこなうことです。
関係各所それぞれとやり取りし、必要な手配をすることになります。
やり取りは、国内の部署と、海外の部署の両方に及びますが、海外相手の場合は基本的に英語でおこなわれます。
自社が商品の輸出をする場合には、貿易事務は、まず商品を生産する工場へ出荷依頼をおこない、工場から海外へ運ぶための飛行機や船、トラックなどの輸送手段の手配をおこないます。
貨物を海外へ輸出する場合には許可が必要なため、通関の手配も行います。
 
逆に外国から商品を輸入する場合には、海外の商品を国内に持ち込むための輸入通関の手配が必要になります。
また、港や空港に届いた品物をどのような手段で、どこに輸送するかという輸送手段の手配をおこないます。
倉庫に一時保管する場合には、倉庫の手配も必要になります。
商品が届くまでの経路には、多くの業者や国の機関が関わり、それぞれ個別に連絡を取り手配をおこなうことになるため、貿易事務の実務能力が求められます。

出荷・納入管理

貿易事務は、輸出や輸入の手配だけでなく、出荷や納入管理も必要です。
つまり、自社の在庫状況をチェックし、注文量や納期をデータに随時入力して、在庫がたりなくならないよう、注文を受けた量を確実に届けることができるようにするための在庫管理も、大切な仕事です。
 
また、国内以上に輸送行程の長い輸出入は、天候の悪化や、国内外のさまざまな交通機関の影響によって、スケジュール通りの輸送ができないことも起こります。
そのため、突発的な変更が起きた場合にも、輸送の状況を把握し、迅速に他の輸送手段を手配したり、スケジュールの再調整をおこなったりすることも、貿易事務の仕事です。

トラブル対応

貿易業務には、国内での取引の場合には思いもよらないようなトラブルが起こることがあります。
それらのトラブルに対処することも貿易事務の担当です。
例えば、輸出入の際には、かならず税関への申告が必要となりますが、申告内容に不備があると税関を通過できなかったり、商品が戻されてしまったりするといった、通関関連のトラブルが起こり得ます。
また、注文した商品と違うものが届いたり、予定の商品とは違うものを出荷してしまったりするといった、商品違いのトラブルも貿易業務にはつきものです。
請求関連でも、期日までに代金が納入されないといったことも起こります。
 
これらさまざまなトラブルに対して、適切な対応を検討し、解決に結びつけることも貿易事務の大切な仕事です。
書類不備で税関が通過できない場合には、修正書類を用意し再提出する必要がありますし、商品の再発送や輸送ルートの変更、スケジュールの再調整、支払いの督促など、トラブルへの対応は多岐に渡ります
 
書類作成から受付、管理、トラブル処理まで多岐にわたりますね。
規模の大きな企業ならば分業化が進んでいるから1人で全部こなす必要はないので安心してくださいね。

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貿易事務の仕事に必要なスキル

このように、高い実務能力の求められる貿易事務ですが、仕事をするにあたって必要なスキルを解説していきます。

ビジネス英語の読み書き

貿易事務は、国内の業者にとどまらず、海外とのやりとりが非常に多い業種です。
発注の手続きから海外からの問い合わせの対応まで、貿易事務が対応します。
英文の書類を作成したり、送られてきた英文の書類やメールを読んで対応したりすることが必要になりますし、電話で海外の取引先からの問い合わせを受けることもあります。
そのため、ビジネス英語の読み書きは、必須のスキルと考えておいたほうがよいでしょう。
 
求められる英語のスキルは、募集要項にTOEICの点数が記載されている場合もあります。
業務内容によって求められるレベルは異なりますが、500~750点程度は必要になることが多いです。
さらに、会社によっては、より高い語学力を求められる場合もあります。
その場合は、募集要項に「コレポン業務」と記載されていることがあります。
これは、海外からの連絡や問い合わせに対応できる能力のことで、メールなどの文書作成スキルの他に、電話対応なども求められます。
顔の見えない状態での英語での交渉や問い合わせ対応は、高い英語力が必要となります。
会社の求めるビジネス英語の能力を、きちんと把握することが大切です。

専門知識

貿易事務は、輸出・輸入に関する専門的な知識が必要になります。
国内での取引では使うことのない用語や、書類の名前、法律や条約の知識なども、日常業務の中で使う場面が多数出てきます。
専門用語を理解しなければ、基本的な仕事ができないと言っても過言ではありません。
請求書などを扱う業務のため、簿記などの経理に関する知識も必要です。
また、取引先の国の状況によって、取引や輸送に影響が出ることもあるため、海外の政治情勢から気候や国民性まで、さまざまな情報を幅広く頭に入れておかなくてはいけません。
 
これらは、仕事を始めればすぐに身につくというものではなく、仕事をしながら覚えていく一方で、自ら積極的に勉強することが必要です。
知識を常に身につけて向上していくという姿勢が大切になってくるでしょう。

コミュニケーション能力

貿易業務は、国内だけでなく海外の人ともさまざまなやり取りが必要です。
また、やり取りをする相手の業種も多岐に渡ります。
そのため、どのような相手ともスムーズなやり取りができる、高いコミュニケーション能力が求められます。
特に海外は、国ごとに商習慣や考え方に大きな違いがあり、日本では当然と思っている事が通用しないことも多々あるでしょう。
そのようなときでも、お互いの認識を一致させ、取引を成立させるためには、単に英語での意思疎通ができるだけでなく、コミュニケーションにより業務を円滑に進められるようにしなければいけません。
 
また、貿易事務は、同時に多くの仕事を進行する必要があり、突発的なトラブルにも迅速に対応しなくてはいけません。
そのためには、一人で多くを抱え込むのではなく、社内での協力体制をつくることが不可欠です。
自ら情報を発信して、仕事の分担や進め方についてコミュニケーションをとりながら調整していく力が必要です。

事務処理能力

貿易事務の基本となるスキルは事務処理能力といっていいでしょう。
一つの取引につき、たくさんの書類を間違いなく作成し、関係各所に決められた期日までに提出する必要があります。
そのためには、パソコンの基本的なビジネスソフトを問題なく使いこなせることが必須です。
また、いくつかの取引が同時進行で進んでいくため、それぞれに納期の違うスケジュールを正確に把握し、優先事項を決めてスピーディーに作業をこなしていく能力が求められます。
そのためには、納期から逆算して、いつ何をしなければいけないかということを、自分で組み立てる事ができるスケジュール管理能力も重要です。
 
また、トラブルが起こった際には、迅速に状況を把握し、スケジュールを変更したり、書類の訂正をしたりして、臨機応変に対応しなくてはなりません。
これらを総合した高い事務処理能力が求められるのが貿易事務の仕事です。


貿易事務は専門性の高い仕事なのですね。出来る自信ないです……。
働きながら身に着けていけばいいものもありますよ。できない部分はどうカバーしていくかを考えましょう。

貿易事務の仕事のやりがいは?

多くの業務を抱える貿易事務ですが、その分やりがいも多くあります。
貿易事務ならではのやりがいについて説明していきます。

英語力を磨ける

英語をいかした仕事をしたいと思っている人にとって、英語を仕事で使うことができる貿易事務は、やりがいを感じることができるでしょう。
毎日のように英語を使って日常的な業務を行うため、英語が好きな人や英語をずっと学んできた人にとっては、学んできたことを実践でいかせるチャンスです。
さらに、毎日仕事で英語を使う中で、さらに英語力に磨きをかけることも可能ですし、むしろ業務をスムーズに進めるためには、常に学び続ける必要があるでしょう。
 
実践のビジネスの場で英語を使い続けることにより、自身の能力が強化でき、ビジネス英語の向上につながります。
そのため、貿易事務のみならず、自分自身のキャリアアップにも役立てる事ができ、一生使える能力を、仕事を通じて身に付ける事ができるのが魅力です。

専門知識を身に付けられる

知識欲や好奇心の旺盛な人にとって、貿易事務は、さまざまな分野の専門知識を身に付けられる点でやりがいがあるでしょう。
貿易事務は、経理に関する知識や、法律、条約などの知識も身に付けることができます。
これらは、業務に携わる中で必要不可欠な実践的な知識なので、経験が増えるに応じて、どんどん高い専門知識を蓄積することができます。
そのことによって、今後転職やキャリアアップにも有利に働く可能性が高いといえるでしょう。
 
また、海外の情報を得ることが業務上必要になるため、自然と海外で起こっていることに興味を持ち、世界の社会情勢や、問題について知識を得ることができるでしょう。
これらは、自分の教養として深く身に付き、インターナショナルな社会人としてアドバンテージになることが考えられます。
仕事を通じてさまざまな価値観と出会い、幅広い教養を身に付けることができるのは、貿易事務ならではのやりがいではないでしょうか。

対人スキルがアップする

貿易事務は国内外さまざまな人と関わる仕事のため、対人スキルがアップするのもやりがいの一つです。
海外のさまざまな背景や考え方を持つ人と対等にビジネスを進めていくためには、高いコミュニケーション能力が必要です。
仕事を通じて常に対人スキルを鍛えられている状態といってもいいでしょう。
いろいろな国の人と仕事をする充実感も味わうことができます。
 
また、社内でも日本人に限らず、帰国子女や、外国籍の人とも協力しあって、多くの部署と関わりながら仕事を進めなくてはいけません。
社外でも、運送業者や税関など幅広い業務の人と接し、相手の立場や考えを尊重しながらそれぞれに合った対応をしていくことが求められます。
それらを通じて、広い視野に立って人と付き合う力が付き、仕事以外の面でもプラスの効果を得ることができるのではないでしょうか。
 
貿易事務はさまざまなスキルが身につくやりがいのある仕事なのですね。
語学力や対人スキルは貿易事務以外でも幅広く求められるのでキャリアアップにももってこいですよ。
 
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貿易事務で大変なことは?

貿易事務はやりがいのある仕事ですが、一方で大変なことも多いです。どんな覚悟が必要なのかを知っておきましょう。

残業が多い

貿易事務は外国企業と頻繁に連絡を取り合う必要があります。
時差の関係で早朝や定時後、祝日などに勤務が求められる場合も多いです。
定時後に受けなければならない電話もたくさんあります。
慢性的に残業があるという職場が大半です。
ただし、派遣社員は残業が少ない職場もあります。

社会事象に影響を受ける

外国を相手にする貿易事務は取引先の情勢や天候によって船便が遅れることが頻繁にあります。
国外の事情だけでなく、例えば東日本大震災の時には輸送機関がマヒしてしまったため、輸出待ちの製品や輸入製品のストック場所の確保が大変でした。
貿易事務は一般的な事務よりも高度な国際感覚や注意力、機転が求められる仕事です。

輸送手段手配業務のプレッシャー

輸入されてくる製品や輸出する製品をふ頭や空港に届ける手配をするのは貿易事務の大切な仕事ですが、近年慢性的なトラックドライバー不足が問題となっています。
さらに、東京湾などふ頭が狭いと渋滞が起こりやすく、効率が悪くなるので受注を嫌がる運送会社も少なくありません。
しかし、配送が滞ってしまうと工場のラインが止まってしまったり船が遅れたりして数千万円単位の損失が出ることもあります。
輸送手段のプレッシャーは貿易事務に係る人が常に抱えている問題です。
自分の担当だけでなく全体の流れを意識しなければなりません。
 
国際的な仕事だからこその苦労が多いのですね。
企業がある場所以外の国の情勢や天気にも大きく影響を受けるのが貿易事務の仕事の特徴ですね。
 

貿易事務は女性が長く働きやすい?

貿易事務も他の事務職同様に女性が多い職場です。
そして、貿易事務は専門的な知識やスキルが必要なので長く働ける環境が整っている傾向にあります。
産前休暇、育児休暇、時短勤務が用意されているところが多く、特に大企業はその傾向が強いです。
一方で女社会だからこその大変さもあるでしょう。
 
事務職は女性が多いのは貿易事務も例外ではないのですね。
女性が多いので女性が働きやすい環境が整っていることが多いですが、規模が小さい企業だと育児休暇や時短勤務は取りにくい場所もあるようです。

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貿易事務で働くのにおすすめの資格

貿易事務で働くために必須の資格はありません。
しかし、より採用を確実なものにしたい人や長く貿易事務で働くつもりのある人、キャリアアップしていきたい人は資格の取得がおすすめです。
 

通関士

通関士は国家資格です。
輸出入の税関手続きに関わる資格で、通関書類の審査と審査後の記名捺印はこの資格を持っている人が行わなければなりません。
貿易会社以外にも船舶会社や空港会社、物流部門、流通業全般で役に立ちます。
取得のために必須な学歴はありませんが、5年以上通関業務にかかわっていると一部の科目が免除となります。
働きながら取得を目指すのもおすすめです。
合格率は10%と高いとはいえませんが、だからこそ取得する価値があると言えるでしょう。
独学、またはスクール等を利用しながら語学力を磨き、各国の法律、そして各条文の丸暗記などをして試験に備えてください。
通関士の資格を取得すると月1万円程度の手当がつく場合が多いです。
(参考)


 

貿易実務検定

貿易実務検定は民間資格です。
C級からA級まであります。
C級は貿易実務の基本業務にかかわる一般知識、A級は柔軟性や専門知識が必要です。
C級の合格率は50%程度と通関士よりも高いです。
貿易事務未経験者ならば、まずは貿易実務検定C級を目指してみましょう。
(参考)


 

語学系

貿易事務は取引先が海外なので外国語を使う機会が多いです。
英語や中国語などができると強みになります。
語学系の資格は色々ありますが、中でもTOEICや日商ビジネス英語はビジネスで実際に使われる場面を想定したものが多いのでおすすめです。
特に、コンポレは高い語学力が求められます。
一方、ペーパーワークが中心ならばそこまでではありません。
(参考)


 

IATA/FOATAディプロマ(国際空港貨物取扱士資格)

空港貨物運送の知識やスキルを保有しているという証明です。
空港貨物を多く取り扱っている企業の貿易事務を目指しているのならば取得していると役立つでしょう。
基礎コースと危険物コースがあり、それぞれ合格率は60%と40%です。
跳びぬけて難易度が高いわけではありませんが、問題文は全て英文なので語学力があることが大前提となります。
(参考)


 

安全保障輸出管理実務能力認定試験

平成16年から実施されている資格です。
コンプライアンスの徹底を目的として生まれました。
いくつか科目があり、Expertで法令編のみ合格した場合は「Legal Exper」と認定され、その後2年以内に「貨物・技術編」に合格すると「Exper」と認定されます。
輸出規制の枠組み、わが国の法制度、許可申請手続き、企業の輸出管理などが出題範囲です。
合格率は一定ではありませんが、年々下降気味です。
(参考)


 

MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)

マイクロソフト・オフィス製品の利用スキルを証明する資格です。
貿易事務は他の事務職同様パソコンやオフィス製品のソフトを使う機会が非常に多いので高いスキルが求められます。
幅広い分野での転職やキャリアアップにも使える便利な資格です。
(参考)


 
まずはMOSに挑戦しようかしら……。
資格手当がつく資格も多いので、キャリアアップを目指すのならば頑張りましょう!
 

貿易事務のお給料はどれくらい?

気になる貿易事務のお給料について見てみましょう。
会社の規模や業種によって幅はかなり広いです。
しかし、専門性が求められる仕事なので一般的な事務職と比較すると高い傾向にあります。

正社員

中規模以上の企業ならば年功序列の風土があります。
中堅ならば30代前半で年収は400~450万円、役職についているのならば500万円以上の場合もあります。
ただし、規模が小さい貿易事務の場合は30代前半で350万円以下も珍しくありません。
年棒制を採用している企業も多いです。
この場合、残業手当を支給されなかったり支給対象時間に上限があったりする場合もあるので注意しましょう。
年棒制の企業で正社員として働く場合、基本給だけでなく残業時間や業務量も確認する必要があります。
 

派遣社員

派遣社員場合、時給は1,300円~1,800円の求人が多いです。
経験者は待遇がいい傾向にあります。
時給1,600円、1日8時間、月20日勤務の場合、月収は256,000円です。
残業の多い業界なので残業もプラスすればもっと稼げるでしょう。
残業は時給が1.25倍になるので時給1,600円の場合は2,000円です。
ただし、派遣社員の残業時間に制限を付けている企業もあります。
あまり残業をしたくないという人は残業が少ない企業を、収入重視ならば多少時給は少なくても残業が多い企業を選ぶのがおすすめです。
 
専門的な知識が必要な分、事務職の中では時給が高いですね。
残業の扱いが求人によって違うので、どんな待遇で働きたいかを良く見て選ぶと失敗しにくいですよ。

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貿易事務の仕事内容は未経験でも対応できる?

貿易事務は、専門分野の知識が必要な、難易度の高い仕事のように感じるかもしれませんが、未経験でも可能なのでしょうか。
実際に貿易事務は、未経験から入社して活躍している人もいる業種です。
会社が求める一定のレベルの英語力や、基本的なPCスキルやビジネススキルなどがあれば、未経験でも貿易事務に挑戦することが可能です。
さらに、通関士など、貿易に関する資格があると評価されやすいでしょう。
 
貿易事務は、専門性が高い業種ですが、働いているのは正社員だけではありません。
派遣会社からの派遣社員も多く働いている業種です。
派遣会社でも、貿易事務に関する研修などをおこなっているところもあります。
経験がなくても、派遣社員として働きながら、キャリアアップを目指すことが可能です。
 

未経験からの貿易事務の志望動機

語学力、貿易取引の基礎知識、調整力、几帳面さ、段取りの良さなどがアピールポイントになります。
また、なぜ数ある企業の中からその企業を選んだかも伝えましょう。
こちらは例文になります。
「前職の外資系企業の事務では各部署と密に連絡を取りスムーズな業務進行を心がけてきました。
たくさんの人と関わり、力を合わせて業務を遂行していることにやりがいと達成感を感じます。
語学力には自信があります。現在のTOEICのスコアは700点です。
現在貿易実務検定C級も勉強中です。
私は料理が趣味で、さまざまな国のスパイスを集めるのが好きです。
各国の食材を取り扱う貴社で働かせていただきたいと思い、今回応募しました。
よろしくお願いいたします。」
 

派遣ならば未経験でも貿易事務で働きやすい

派遣ならば未経験者でも応募可能の貿易事務の求人が数多くあります。
不安に思っていることや自己アピールの方法が分からない場合はスタッフによるスタッフのサポートがあるので心強いです。
貿易事務は残業の多い業界ではありますが、派遣社員として働く場合は残業無しや「月何時間まで」と決まっているところもあるので貿易事務は興味があるけれど長時間勤務は避けないという人でも安心してください。
もちろん、たくさん働いてたくさん稼ぎたい人に向いている求人も数多くあります。
 
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紹介予定派遣もあり

未経験からいきなり正社員として貿易事務で働くのは難しいですが、派遣ならば直接雇用を前提とした紹介予定派遣の募集も多くあるのでゆくゆくは正社員を目指したいという人にもおすすめです。
ただし、派遣は時給制ですが、直接雇用になった場合は給与体系が変わることもあるので注意しましょう。
年棒制の企業の中には事実上残業代が出ない場合もあります。
また、年功序列の風土が色濃くあるので途中入社だと年齢の割にお給料が引く場合も少なくありません。


 
貿易事務未経験なのに1人で就活は大変そうですね。派遣に登録すれば心強そう。
その通りです。「一般事務」や「営業事務」「事務アシスタント」などの名目で求人が来ている場合もあるのでキーワード検索から探すのがおすすめですよ。
 

仕事内容を理解して貿易事務として働こう

貿易事務は高い専門性が求められ、責任の大きな仕事ですが、その分大きなやりがいを感じることができます。
一定の英語力やビジネススキルは求められますが、未経験でも派遣会社に登録すれば、貿易事務の仕事を探すことが可能です。
この記事で貿易事務の仕事内容ややりがいを知り、興味を持った人は、ぜひ挑戦してみてはいかがでしょうか。
 
営業事務は日本のオフィスにいながら世界の様々なことと関わるやりがいのある仕事なのですね。
専門性が非常に高い職種なので長くこの業界で働きたいという人は語学力を磨いたり資格の取得をしたりなどでステップアップをしていきましょう。
 

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