面接辞退メールの書き方と例文【転職活動のマナー】

転職活動時の面接辞退メールについて

転職活動をしていると、複数の企業から面接のオファーを受けることがあります。しかし、すべての面接に応じることは難しい場合もありますよね。また、他社から内定をもらったり、自分に合わないと感じたりした場合は、面接を辞退したいと思うかもしれません。
面接を辞退する場合は、メールで連絡するのが一般的です。しかし、面接辞退メールは、相手に失礼にならないように、丁寧に書く必要があります。面接辞退メールの書き方には、以下のポイントがあります。

• 早めに連絡する
• 辞退の理由を簡潔に伝える
• 謝罪の気持ちを表す
• 感謝の言葉を添える
• 件名と宛名を明確にする

これらのポイントを踏まえて、面接辞退メールの例文を見ていきましょう。

面接辞退メールの例文１：他社から内定をもらった場合

他社から内定をもらった場合は、面接辞退の理由として、最も納得されやすいものです。しかし、それでも相手に不快な思いをさせないように、敬意を持ってメールを書くことが大切です。以下は、他社から内定をもらった場合の面接辞退メールの例文です。

件名：面接辞退のご連絡
株式会社ABC　人事部　山田太郎様
株式会社XYZの鈴木花子と申します。
先日は、貴社の採用選考のご連絡をいただき、ありがとうございました。 この度、他社から内定をいただきましたので、誠に残念ではありますが、貴社の採用選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴社には、大変興味を持っておりましたが、今回は他の道を選ばせていただきました。 貴社の今後の発展を心よりお祈り申し上げます。
この度は、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。 また、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
何卒、ご理解いただけますようお願い申し上げます。
株式会社XYZ 鈴木花子

このメールの特徴は、以下のとおりです。

• 早めに連絡している
• 内定をもらったことを理由にしている
• 謝罪と感謝の気持ちを表している
• 件名と宛名を明確にしている

面接辞退メールの例文２：転職エージェントに送る場合

転職エージェントを利用している場合は、面接辞退メールはエージェントに送ることになります。エージェントには、面接辞退の理由を詳しく伝えることが望ましいです。なぜなら、エージェントは、あなたの転職活動をサポートしてくれるパートナーであり、あなたの希望や状況を把握してくれるからです。以下は、転職エージェントに送る場合の面接辞退メールの例文です。

件名：面接辞退のご連絡
株式会社ABC　転職エージェント　佐藤一郎様
株式会社XYZの鈴木花子と申します。
先日は、〇〇社の採用選考のご連絡をいただき、ありがとうございました。 この度、誠に残念ではありますが、〇〇社の採用選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
辞退の理由は、以下のとおりです。

• 〇〇社の業務内容や社風について、より詳しく調べたところ、自分のキャリアプランや働き方と合わないと感じたため
• 他社から内定をもらったため

〇〇社には、大変興味を持っておりましたが、今回は他の道を選ばせていただきました。
この度は、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。 また、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
今後とも、転職活動のサポートをよろしくお願いいたします。
株式会社XYZ 鈴木花子

このメールの特徴は、以下のとおりです。

• 早めに連絡している
• 辞退の理由を具体的に伝えている
• 謝罪と感謝の気持ちを表している
• 件名と宛名を明確にしている
• エージェントとの関係を継続する姿勢を示している

面接辞退メールの例文３：アルバイト面接の場合

アルバイトの面接を辞退する場合は、正社員の面接とは違って、辞退の理由はあまり重要ではありません。しかし、それでも相手に失礼にならないように、丁寧にメールを書くことが大切です。以下は、アルバイト面接の場合の面接辞退メールの例文です。

件名：面接辞退のご連絡
ABCカフェ　店長　山田太郎様
鈴木花子と申します。
先日は、貴店のアルバイト面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。 この度、誠に残念ではありますが、貴店の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
辞退の理由は、私事によりアルバイトをすることができなくなったためです。 詳細は申し上げられませんが、ご理解いただけますと幸いです。
貴店には、とても魅力的な職場だと感じておりましたが、今回はこのような結果となりました。 貴店の今後の盛況を心よりお祈り申し上げます。
この度は、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。 また、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
何卒、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
鈴木花子

このメールの特徴は、以下のとおりです。

• 早めに連絡している
• 辞退の理由を簡潔に伝えている
• 謝罪と感謝の気持ちを表している
• 件名と宛名を明確にしている

電話で面接辞退を伝える場合

メールで面接辞退を伝えるのが一般的ですが、場合によっては電話で伝える必要があることもあります。例えば、面接日が近い場合や、メールアドレスが分からない場合などです。電話で面接辞退を伝える場合は、以下のポイントに注意しましょう。

• 電話するタイミングを考える
• 電話する相手を確認する
• 電話する前にメモを用意する
• 電話するときには明るく丁寧に話す
• 電話の最後には感謝の言葉を伝える

以下は、電話で面接辞退を伝える場合の例文です。

鈴木：もしもし、株式会社ABCの人事部の山田太郎さんでしょうか？
山田：はい、そうです。どちら様でしょうか？
鈴木：株式会社XYZの鈴木花子と申します。先日は、貴社の採用選考のご連絡をいただき、ありがとうございました。
山田：ああ、鈴木さんですね。お元気でしょうか？
鈴木：はい、おかげさまで元気です。実は、今回は面接の件でお電話させていただきました。
山田：はい、どういったご用件でしょうか？
鈴木：この度、誠に残念ではありますが、貴社の採用選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
山田：えっ、辞退ですか？それは残念です。何か理由があるのでしょうか？
鈴木：はい、他社から内定をいただきましたので、今回は他の道を選ばせていただきました。
山田：なるほど、そういうことでしたか。それはおめでとうございます。貴社には、大変興味を持っておりましたが、鈴木さんのご判断を尊重いたします。
鈴木：ありがとうございます。貴社の今後の発展を心よりお祈り申し上げます。
山田：こちらこそ、ありがとうございました。また、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
鈴木：いえいえ、こちらこそ、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。
山田：はい、失礼いたします。

この電話の特徴は、以下のとおりです。

• 電話するタイミングは、面接日の少なくとも一日前にする
• 電話する相手は、人事担当者や面接官など、直接関係する人にする
• 電話する前にメモを用意して、話す内容を整理する
• 電話するときには明るく丁寧に話し、相手の反応に合わせて対応する
• 電話の最後には感謝の言葉を伝える

面接辞退メールに返信がきた場合どうすればいいか

面接辞退メールを送った後、相手から返信がきた場合は、どうすればいいでしょうか？返信の内容によって、対応は異なりますが、基本的には以下のようにします。

• 返信には必ず返事をする
• 返事は簡潔にする
• 返事は丁寧にする
• 返事は早めにする

以下は、面接辞退メールに返信がきた場合の例文です。

件名：Re: Re: 面接辞退のご連絡
株式会社ABC　人事部　山田太郎様
株式会社XYZの鈴木花子と申します。
先日は、貴社の採用選考を辞退させていただいた件について、ご返信いただき、ありがとうございました。 貴社のお言葉に、とても感謝しております。
貴社の今後の発展を心よりお祈り申し上げます。
この度は、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。
株式会社XYZ 鈴木花子

このメールの特徴は、以下のとおりです。

• 返信には必ず返事をしている
• 返事は簡潔にしている
• 返事は丁寧にしている
• 返事は早めにしている

本記事の総括

この記事では、面接辞退メールの書き方や例文、注意点などを解説しました。面接辞退メールは、相手に失礼にならないように、丁寧に書く必要があります。面接辞退メールの書き方には、以下のポイントがあります。

• 早めに連絡する
• 辞退の理由を簡潔に伝える
• 謝罪の気持ちを表す
• 感謝の言葉を添える
• 件名と宛名を明確にする

また、場合によっては、電話で面接辞退を伝える必要があることもあります。その場合は、電話するタイミングや相手、話す内容などに注意しましょう。そして、面接辞退メールに返信がきた場合は、必ず返事をしましょう。
面接辞退メールは、転職活動のマナーの一つです。相手に感謝の気持ちを伝えることで、良い印象を残すことができます。面接辞退メールの書き方を覚えて、転職活動を成功させましょう。