目次
2024年11月 | 派遣会社 厳選3社
1.受付の仕事とは?
「受付」はその場所を訪れた人が最初に向かう窓口で、そこで働く人は施設の顔となる重要な役割を担っています。また、受付には企業のイメージが少なくありません。しかし、病院、デパート、スポーツジム、ホテルなど、さまざまな場所での勤務が考えられます。受付の仕事内容も多岐にわたります。主な仕事として、来客対応や案内がありますが、ほかにも電話対応、応接室の予約管理、送迎者の手配など、勤務先によってもいろいろです。受付の仕事に就くためにも、それらの仕事内容を把握しておきましょう。
来客応対、案内
受付のなかでも大事な業務の一つです。来訪者の名前や企業名、来訪された目的などを確認したうえで、担当者につなぐなど適切な案内を行います。また、必要があれば入館証などを手渡すこともでてきます。
電話対応
施設や企業(以下、「施設」)によっては、代表電話の対応やメール対応を行う場合もでてきます。その一つ、電話応対は相手の名前と用件を担当者につなぐ仕事です。担当者不在のときは、こちらから電話をかける旨を伝えます。そのとき、相手の電話番号や都合のよい時間帯を聞いておく必要があります。なお、電話中は常にメモを取ることが大事なポイントです。
応接室の予約管理
応接室の予約情報を管理する場合もあります。もし、二重予約になってしまうと、関係者に多大な迷惑が及ぶことが避けられません。そうならないためにも、予約情報をきちんとチェックすることが大切です。
送迎車の手配
送迎が必要な場合は、タクシーやハイヤーの手配などを行います。スムーズな手配のためにも、タクシー会社の情報を把握しておくことが大切です。
事務作業
受付業務と並行して、事務作業を行うことも少なくありません。また、庶務や掃除、パンフレットの整理整頓など、業務内容は多岐にわたります。そのため、受付窓口から離れる場合もでてきます。もちろん、来客対応など、ほかの業務をするときも例外ではありません。
2. 受付に向いているのはこんな人!
受付にはいろいろな仕事があり、それらの多くは対面で行う必要があります。来客の来訪目的はさまざまなため、相手に合った適切な対応が求められます。接客をスムーズにするためにも、自分が受付に適しているかどうかを知っておいたほうがよいでしょう。ここでは、受付に向いている人について説明します。
コミュニケーション能力が高い人
施設の規模にもよりますが、毎日多くの人と対応する必要がでてきます。そのため、基本的に人と話すことが好きな人や苦にならない人に向いています。また、洞察力に優れていることも大切な条件です。相手が発する言葉だけでなく、顔色や動作から心理状態などをくみ取る必要があります。そのうえで、円滑な対応ができる人が望まれるのです。来客へのスムーズな対応をするには、人の話をよく聞き、相手の気持ちに寄り添うことが大事なポイントです。もちろん、話の内容をきちんと理解したうえで、担当者に伝達できることはいうまでもありません。
礼儀正しい人
受付は施設の「顔」であり、自分の行い一つで施設の第一印象が大きく変わってしまいます。来訪者に不快感を与えてイメージダウンにならないためにも、日ごろからの立ち振る舞いが大きな鍵を握ります。まず、大切なのは美しい言葉遣いやマナーなど、常に礼儀正しい対応ができる人です。また、常に身なりに気遣い、清潔感を心がける人が求められます。受付にいると、アポイントのないお客様やクレーマー対応が必要なこともでてきます。特に、複数の人と同時対応が必要なときなど、無理難題を突きつける人がいると戸惑う場合も少なくありません。しかし、どのような場面でも穏やかに対応できる器の大きさも大切です。
守秘義務を徹底できる人
受付では個人情報を扱うことも多いため、守秘義務に徹する必要があります。そのためには、顧客情報を他人に漏らさない人、整理整頓を心がけ、名刺の管理などをきちんとできる人が向いています。もちろん、家族といえども来訪者についての他言は許されません。もし、来訪者の名前を口にすると、来訪の目的を勘繰られてしまうからです。そのため、どうしても仕事の話が必要なときは、当たり障りのない内容にする必要があります。たとえば、家族に休日出勤の理由を説明するときは「忙しい時期だから」にとどめておくのがベストです。また、守秘義務は在職中だけでなく、退職後も一生付きまとうことを知っておきましょう。
語学力のある人
受付が求められる場所は多岐にわたり、日本語以外での会話が必要なところも少なくありません。そのため、外国語で日常会話ができる程度の語学力を持っていると、採用に有利になるケースもでてきます。なかでも、英語は世界共通語であり、いろいろな場面で役立つことが多いでしょう。職場環境によっては、中国語や韓国語、スペイン語、ポルトガル語などができる人が重宝されます。また、語学力が高ければ高いほど、外資系企業の受付で働けるなどキャリアアップにもつながります。
3. 受付で身につくスキルとは?
受付の仕事に就くためには、TOEICのスコアが高いなど、自分をアピールできる点があったほうが有利です。しかし、受付の仕事を始めるために絶対必要な資格はありません。受付の経験を積むことにより、身につくスキルも少なくないのです。ここでは、その中でも主なものについて説明します。
パソコンスキル
IT機器の普及にともない、パソコンスキルを求める職場も増えてきました。受付の仕事も例外ではありません。受付の業務内容は多岐にわたるため、事務職と同じくパソコンに触れる機会もでてくるでしょう。たとえば、顧客情報の管理や会議室の予約などにパソコンを使うことが一般的です。また、受付業務と並行して事務的作業を行った結果、基本的なパソコンスキルが身につきやすくなります。メール対応をはじめ、WordやExcelなどオフィス系ソフトの基本操作をマスターすると、いろいろな場面で重宝されるでしょう。
ビジネスマナー
ビジネスマナーはどの業界に行っても役立ちます。もちろん、きちんとした接客ができることで私生活にプラスになる場合も少なくありません。受付業務は施設の顔として、来客応対や電話応対をこなすため、実践を通じて身についたものは自分の財産にもなります。たとえば、受話器を取るタイミングは3コール以内が理想的です。また、明るくはきはきした声での対応が求められますが、それらが自然にできるようになると自分のイメージアップにもつながります。
職場の人的環境によって得られることも少なくありません。採用に際して、企業受付や客室乗務員、秘書などの経験がある人は優遇される傾向があり、接客経験者が多い職場ではビジネスマナーを間近で学ぶことができます。このようにして、身についた接客業務などでの経験は、今後のために生かしてもよいでしょう。実務スキルを磨くことで、さらなるキャリアアップが期待できます。
コミュニケーション能力
施設のなかにおいて、ほかの部署よりも多くの人と接するのが受付です。毎日、さまざまな来訪者と接していくうちに、臨機応変に対応できるスキルが磨かれていきます。そのため、クレームを受けたときも迅速に対応できるようになります。相手とコミュニケーションを取るためには「聞き上手」になることが大切です。また、相手の気持ちをしっかり受け止めたうえで、わかりやすく伝えることを意識するため、洗練された会話ができるようになります。
なお、コミュニケーション能力は、人間関係を円滑にするために欠かせないスキルです。そのため、コミュニケーション能力を伸ばすことにより、今後の人生のいろいろな場面で役立ちます。
研修が充実した職場を選ぼう!
「受付」は未経験から始める人も多い職種であり、派遣先の仕事としても人気になっています。実際の業務には、ビジネスマナー研修やOA研修などが役立つことが少なくありません。また、経験を積むことでスキルアップしていける業務です。このような理由から、派遣社員として働く場合は、研修内容が充実しているところを選ぶようにしましょう。