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事務仕事の内容や種類とは?必要なスキルや1日の業務の流れをご紹介

事務仕事の内容や種類とは?必要なスキルや1日の業務の流れをご紹介

正社員から派遣社員、パートまで、さまざまな雇用形態で求人が出されている事務仕事ですが、具体的な仕事内容をよく知らないという人もいるでしょう。事務仕事の内容はデスクワークだけではなく、来客や電話の対応などさまざまです。そこで、事務職が気になっている人のために、事務仕事の種類や具体的な業務内容、1日の流れ、必要なスキルなどを詳しく紹介します。

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目次

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1. 事務仕事の主な内容

事務仕事というと、書類作成やデータ入力をイメージする人もいるでしょう。しかし、実際の業務内容はデスクワークだけではありません。

データ入力

データ入力は、売上や顧客情報などのデータをパソコンで入力する作業です。場合によっては入力だけではなく、データを収集する作業から担当することもあります。データの内容も会社によって異なり、手書きのメモや録音した音声を文字に起こすのも、データ入力の一環です。データ入力は正確性が求められる作業ですが、データ量が多いとなかなか業務が終わらないこともあるので、ある程度のスピードも求められます。

書類作成

書類作成は見積書や請求書、会議の資料、議事録、顧客への案内文書など、会社の内外で使用する書類を作成する作業です。パソコンで作成した書類を印刷したり、コピーをとって従業員に配布したりなどの雑務も含まれます。また、作成した書類の管理も行わなければいけません。特に、中小規模の会社では、経理事務や営業事務を兼任することもあるため、扱う書類も多岐に渡ります。

電話やメール対応

顧客からの電話やメールに対応するのも、事務仕事の一環です。他の部署や社外から受けた電話やメールを担当者に取り次ぐだけではなく、必要があればメールの返信も行います。最初に電話やメールを受ける事務員は、会社の顔と見なされるため、丁寧な言葉遣いで応対しなければいけません。基本的なビジネスマナーを押さえておくのはもちろんのこと、要件を確実に伝えられるよう、メモの取り方なども工夫する必要があります。

来客対応

事務仕事は必ずしもデスクワークだけとは限りません。来客があったときは応接室へ案内したり、お茶を出したりなどの対応を行います。来客対応は電話やメールの対応と同じく、会社の顔として認識される仕事です。言葉遣いはもちろん、身だしなみや振る舞いにも十分に気を配らなければいけません。また、会議の際にはお茶出しを指示される場合もあるので、日頃から練習をしておいたほうが良いでしょう。

2. 事務仕事の種類

事務仕事の求人をよく見ると、一般事務や営業事務など、いくつかの種類があることがわかります。事務仕事を希望するのであれば、おおまかな種類と業務内容の違いを把握しておきましょう。

一般事務

一般事務とはデータ入力や書類作成、電話対応などの基本的な事務仕事はもちろん、郵送物の仕訳や備品の発注など、さまざまな事務や雑務を担当する仕事です。営業事務や経理事務のように専門的な業務を含まない場合や、部署に関係なく事務仕事全般を担当する場合も、一般事務と称されます。

営業事務

営業事務とは営業職をサポートするために事務を行う仕事のことです。営業部に配属され、見積書や請求書の作成、売上や顧客データの入力など、営業部で必要な事務仕事を中心に行います。会社によってはプレゼンテーション資料の作成をサポートしたり、商品の在庫や発送を管理したりすることもあるでしょう。顧客からかかってくる電話の対応や取次を任されることも多いです。

医療事務

医療事務は病院などの医療機関で行う事務仕事のことです。病院のレセプトを作成したり、来院者の受付や会計、電話対応などを行ったりします。レセプトとは、患者が自己負担分以外の診療費用を、健康保険組合などの保険者に請求するための作業です。レセプト作成には専門的な知識が求められるため、資格をとったり経験者であることをアピールしたりすると、医療事務の仕事につきやすくなる可能性があります。

その他の事務

その他の事務仕事として、経理事務や人事事務、法務事務などが挙げられます。経理事務は主に伝票の仕訳や処理精算などを行う仕事です。人事事務では従業員の給与計算や、人事異動手続きなどを担当します。法務事務は社外の弁護士とのやり取りや、契約書のチェックを行う仕事です。事務仕事は配属される部署によって業務内容が異なるため、事務仕事を探す際は給与や勤務時間だけではなく、部署にも注目しながら選ぶと良いでしょう。

3. 事務仕事に必要なスキル

事務仕事は業務内容によってさまざまな種類があるものの、求められるスキルはある程度共通しています。事務仕事に必要なスキルを確認したうえで、自分に向いているかを判断しましょう。

パソコンスキル

データ入力や書類作成がメインとなる事務仕事では、パソコンスキルは欠かせません。最低でもワードやエクセルは使いこなせるようにしておく必要があります。また、会社によっては業務のために専門のソフトを導入していることもあるでしょう。その場合、入社した後に操作方法を覚えなければいけません。初めて使うソフトでも、ある程度の機能を把握できる程度のスキルやリテラシーがあったほうが良いでしょう。さらに、ブラインドタッチができれば、業務で役立ちます。

コミュニケーション能力

話の取次ぎや来客対応も、大事な業務の一環です。そのため、事務仕事にはコミュニケーション能力も求められます。特に、正しい敬語が使えることや、笑顔で対応ができること、さりげない気遣いができることは重要な要素です。来客や顧客はもちろん、他の社員に対しても気遣いを欠かさなければ、社内の空気が良くなり、業務をスムーズに行うことができます。

正確性

データ入力や書類作成を行う際は、正確性が重要です。万が一、書類やデータの内容にミスがあると、他の社員や会社にも迷惑をかけてしまうおそれがあります。また、事務仕事には正確さだけではなく、スピードも要求されるため、できるだけ素早く正確に処理を行うことが大切です。さらに、業務によっては締め切りが設定されている場合もあります。その場合は締め切りに間に合うようにスケジュールを立て、計画的に業務を進めなければいけません。

4. 事務仕事の1日の流れ

事務仕事の大まかな1日の流れは、次の通りです。まず8:30頃に出社し、始業前にメールチェックと一日の仕事内容の確認を行います。9:00に始業を迎え、データ入力や書類作成など、午前中の仕事を進めると同時に、来客対応や電話対応もしなければいけません。12:00からは昼休憩です。外でランチを食べたり、持参したお弁当を社内で食べたりして休憩をとったら、13:00には午後の仕事を再開します。

16:45頃には、その日の仕事の進捗状況の確認と明日の業務内容のチェックを行い、17:00に退社です。事務仕事は基本的にルーティーンワークなので、当日の仕事内容を把握しやすく、事前にスケジュールを組むこともできます。上手にスケジュールを組めば、残業をせずに退勤することも可能です。ただし、会社によっては繁忙期に入ると事務仕事も忙しくなり、残業が発生する場合があります。

5. 事務仕事に向いている人の特徴

事務仕事に向いている人には、いくつかの特徴があります。当てはまると感じたら、事務仕事を探してみるのも良いでしょう。

真面目にコツコツ努力できる

事務仕事はデータ入力や書類作成の様に、一人でコツコツ進める作業が多いです。そのため、真面目に取り組める人や努力できる人ほど、事務仕事に向いています。営業事務や人事事務、法務事務など、部署によっては専門分野の業務を任される場合もあるため、常に勉強しようとする姿勢が大切です。

臨機応変に対応できる

事務仕事はデスクワークだけではなく、来客や電話対応も業務に含まれるため、臨機応変に立ち回る必要があります。マニュアル通りに業務をこなすばかりではなく、場の空気を読みながら、うまく対応することが重要です。

事務仕事は総合力が求められる

一口に事務仕事といっても、業務内容はデータ入力や書類作成、来客応対など多岐にわたります。黙々とデスクワークをこなすだけではなく、周りをサポートするための気遣いやコミュニケーション能力、真面目さなど、総合的な能力が求められる仕事です。

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