総務のお仕事紹介！総務事務に求められる人材と身につくスキルとは？

1. 総務の仕事とは？

総務の仕事は、会社によっても異なるため、ひとくくりにするのは難しいでしょう。しかし、多くの会社で行っている仕事を把握することで、仕事探しに役立つかもしれません。ここでは、総務で行う主な仕事について紹介します。

会社の備品管理

総務の代表的な仕事として会社の備品管理が挙げられます。社内で使用する文房具をはじめ、オフィス機器、備品など、その対象は多岐にわたります。いずれも大切なものばかりなので、業務に支障をきたさないように日ごろからきちんと管理することが大切です。ボールペンやコピー用紙、名刺などの消耗品は在庫の定期的なチェックが欠かせません。ほかの部署や社員からの注文にも対応したうえで、なくなる前に補充する必要があります。

机、いすなどのオフィス機器、パソコンやコピー機などのOA機器は、台帳にもとづいて管理することが大切です。また、定期的なメンテナンスも欠かせません。さらに、それらの機器に不具合が生じたときは、復旧作業依頼への迅速な対応が求められます。特に、OA機器のトラブルは致命的で、社内外との連絡手段が断たれるなど、大きなダメージを受けることを知っておきましょう。

オフィスや建物全体の管理

仕事で最高のパフォーマンスを発揮するためには、オフィス環境を整えることが大切です。そのためには、オフィスの衛生・安全管理は欠かせません。また、照明や空調設備も管理する必要があります。さらに、オフィスの管理にともなう清掃業者の手配なども含まれます。定期的なメンテナンスをするのはもちろんのこと、何らかの不具合が生じたときは修理を依頼しなければなりません。

オフィスがビルに入っている会社では、建物全体の防災活動や管理などにも協力することが必要です。メンテナンスの内容によっては、建物のエレベーターが使えないときもでてきます。メンテナンス計画は事前にわかるため、社員（派遣社員や契約社員などすべての従業員が対象、以下「社員」）に告知を行い、業務への支障を最小限にすることも大事な役割です。経営規模の変化などにともない、オフィス移転をする場合もでてくるでしょう。引っ越し作業は大変な仕事ですが、その一連作業の中心的役割を担うのも総務の仕事です。

社内イベントの管理・運営

社員が気持ちよく働くためには、社内イベントの開催は欠かせません。会社には、1年を通してさまざまな社内イベントがありますが、それを企画、運営するのも総務の担当になるのです。代表的なイベントとして、入社式や社内旅行が挙げられます。また、誕生日会や運動会などを行う会社も少なくありません。このようなイベントを通じて、社員の意思統一やコミュニケーションの活性化を図ることにもなるのです。また、福利厚生の一環としても大きなウエイトを占めています。

総務の仕事は、年間スケジュールの作成や開催するイベントの周知、予算の作成などさまざまです。イベント当日の進行役を担うこともでてくるでしょう。イベントを成功させるためには、当日の動きが大事なのはいうまでもありません。しかし、そこに至るまでの準備期間が長く、関係者との打ち合わせなど地道な業務が多いことも把握しておきたいところです。

社内外トラブルや冠婚葬祭への対応

会社の内外を問わず、いろいろなトラブルに遭遇することもあるでしょう。落とし物や鍵の紛失といった、トラブルへの対応も総務の仕事になります。もちろん、社外から問い合わせがあったときに、その対応を総務が行うことが少なくありません。社員や家族、取引先など関係者に慶弔事が生じたときは、個々の事情に配慮しながら適切な対応をしなければなりません。お祝いの挨拶状や開店祝いの花は代表的存在です。もちろん、不幸があったときにはお悔やみの挨拶状が必要になります。これらのできごとは、長い人生のうちで何度も経験するものではありません。

特に、お葬式のときに当事者が戸惑うことも少なくありません。それだけに、担当者には相手のことを思いやる気持ちが大切です。また、会社の代表としての重責を担う覚悟も求められます。

株式総会の企画・運営

株式会社では株主総会が行われるため、それに向けての準備も総務の仕事になります。また、株主総会の企画や運営は、総務部にとって最も大切な仕事の一つといえるでしょう。総会当日に使う会場の手配をはじめ、株主への招集通知の作成や発送など、さまざまな準備が必要です。プレゼンテーション用の資料や配布資料も作成することになり、これらの業務を合わせると、当日に向けての準備には、かなりの時間がかかることが想定されます。

招集通知を送った株主から電話やメールで問い合わせがあったときは、それらへの対応も欠かせません。そのうえで、総会当日には会場での受付や案内などいろいろな業務が待っています。なお、株主総会の時期として事業年度末の3カ月以内が知られていますが、開催されるのは年1度とは限りません。そのため、株主総会を行うたびに多くの準備が必要になることを把握しておきましょう。

2. 総務事務のメリットと身につくスキル

総務の業務範囲は多岐にわたり、会社を支える大切な存在だとわかりました。それだけに、未経験者がこなせるかどうか不安になる人もいるかもしれません。幸い、総務事務の仕事は、特別な資格やスキルがなくても大丈夫です。そのため、これまで総務事務の経験がない人も積極的にチャレンジするとよいでしょう。なぜなら、入社後に経験を積むことで身につくスキルが多いからです。

総務は、日常的に多くの人と接する部署です。そのため、ビジネスパーソンに必要な基本的なスキルを習得するために役立ちます。また、会内外の行事に関わる機会も多いのも総務の大きな特徴です。いろいろな人との出会いを通じて、人脈が広がる点にも注目されています。さらに、事務職のエキスパートを目指せることも可能です。これも幅広い事務作業を担当する総務事務ならではのメリットといえるでしょう。そのため、総務の仕事で経験を積んだうえで、さらなる飛躍も期待できます。

総務の部署には、いろいろなメリットがあり、経験を積むほど身につくスキルも増えていきます。また、残業が少ない職場を選ぶことで、退社時間をコントロールすることも可能です。このような背景もあり、仕事と家庭を両立したい人にとって総務事務はおすすめの職種の一つになるでしょう。

3. 総務事務に求められる人材

総務に配属されると各部署と連絡し合う機会が増えてきます。社内の風通しをよくするためには、各部署との円滑な関係を築くことが欠かせません。そのためには、高いコミュニケーション能力が必要だと知っておきましょう。その対象は、社外にも及びます。受付や電話応対の機会も多いため、相手のニーズに応じた的確な対応が重視されます。もちろん、礼儀正しく清潔感のあることが大切な条件です。

総務では、書類作成やメール対応など、基本的なパソコン操作の知識も欠かせません。エクセルやワードはもちろん、プレゼンに必要なパワーポイントが使えることが理想的です。会社によっては、人事事務などの業務と兼任することも少なくありません。そのためには、給与計算をはじめ、社会保障や雇用保険などに関する知識も求められます。さらに、社内環境の整備に対して細やかな心配りができる人が望まれます。

なお、総務事務は未経験の人にもおすすめの職種ですが、必要な知識の習得やスキルアップのためには積極的に学ぶ前向きな気持ちが大切です。業務でわからないことは、先輩に指導を仰ぐのはいうまでもありません。そのうえで、教わったことをきちんとメモするなど、常に向上心を持って仕事に臨むことが大切です。

総務部は縁の下の力持ち！

総務部は、会社を円滑に運営委するために欠かせない部署であり、縁の下の力持ち存在だといえます。多くの人と関わりが持てることも総務ならではの大きな特徴です。そのため、仕事を通じて幅広い経験を積むことができます。人とのコミュニケーションを通じて得た経験は、すべてが貴重な財産になります。求人情報を探している人は、総務の仕事を対象にしてはいかがでしょうか。