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物流事務ってどんな仕事?業務内容や向いている人を紹介!

物流事務ってどんな仕事?業務内容や向いている人を紹介!

ネットショッピングなどが普及した昨今、物流業界は人手不足といわれています。そんな物流業界で活躍するのが物流事務です。しかし、実際には普通の事務と物流事務にはどのような違いがあるのかと疑問に思っている人も少なくないでしょう。そこで今回は、物流事務の業務内容や求められるスキル、向いている人について紹介します。

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目次

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1. 物流事務の仕事内容

需要の多い物流事務ですが、未経験の業界だとイメージがわかない場合もあります。ここでは主な仕事内容と特性を紹介します。

データの入力

通常の事務に求められる作業ですが、パソコンを使って商品に関するデータの入力や管理を行います。日々膨大な量をやりとりするので、正確さはさることながら、スピードも重要視されることが多くなります。事務作業は物流の流れを円滑にする中で非常に重要で、ミスや遅れがあると実際の物流の滞りにもつながるかもしれません。また、お客様に関わる情報にも誤りがあると後から大変なことになります。自分でスケジュール管理を行い、ミスを防ぐためのダブルチェックを行うなど、質の高いデータ入力が必要とされます。マニュアル通りに行うのではなく、データ入力の時点でおかしいと思った点はあらかじめ関係者に確認しておくといった機転を利かせることも重要です。

また、物流業界ではスケジュールが変わることが日常茶飯事なので、変更や修正にも臨機応変に対応する力が求められるでしょう。輸送中の出来事やお客様の事情などを素早く正確に把握し、スムーズに修正を施す能力が必要です。また、データは物流の流れを動かしたり記録したりする重要な要素です。周りがどのような状況でも、焦らず冷静に事実や変更点をデータとして残すことが大切です。

伝票の作成

こちらも通常の事務でも行われる作業ですが、入荷時や出荷時の伝票をパソコンなどで作成していきます。膨大な量をさばく必要があるので、こちらも正確性とスピードが最重要視されます。物流事務の扱う範囲は幅広く、請求書の発行や処理、場合によっては経理なども兼任することがあるでしょう。場合によってはソフトウェアの使い方を覚える必要があります。数字にも敏感だとなおよいでしょう。

電話やメールの対応

物流センターには総務部のような部署を設けていないところもあり、事務担当者がさまざまな業務を兼任することがあります。来客時の対応や、電話やメールへの対応も事務が行うことがあります。入ってきた問い合わせを適切な部署に回すなど、柔軟な対応も必要です。電話やメールには、適切なビジネスマナーやコミュニケーションスキルを持って対応しましょう。物流事務が与える印象が企業全体のイメージを左右しかねません。また、取引先が海外にあり貿易に関わる会社だと、英語のコミュニケーションスキルが重宝されます。企業によって異なるので、募集要項を確認しておきましょう。英語のスキルがあるのであればアピールすべきポイントです。

ドライバーの対応

物流事務の業務内容として特徴的なのは、ドライバーとのやり取りをする場面があるということです。ドライバーのルートを直接指示したり、変更を伝えたりします。コミュニケーションを円滑にとってドライバーに対応します。移動中に連絡を取ることもあるので、相手の状況を考えながら要件を伝える必要があります。一般的に物流業界というとドライバーのイメージが強くありますが、裏ではこうした事務がドライバーを支えていることによって物流業務が成り立っています。

2. 物流事務として働くメリット

それでは、物流業界で事務として働くことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。物流事務として働くことによって得られるメリットを紹介します。

平均時給が高い傾向にある

物流業界は全体的に人手不足が深刻化していることもあり、平均時給は事務であっても高い傾向にあります。パートやアルバイトもさることながら、より高い時給で働くことができる派遣社員は魅力的と考える人も多いでしょう。また、作業や職場次第では残業になることもあり、残業した分給料が高くなります。一般事務よりカバーする仕事範囲は広くなりますが、収入が高くなるのは大きなメリットです。

求人が多く将来性も期待できる

物流業界は人手不足が続いていますが、ネットショッピングや宅配サービスなどはさらにニーズが高まっており、衰える気配がありません。今後は自動運転などが普及してより快適な物流が実現されると考えられていますが、依然として求人が多い状況に変わりはないとみられます。特に、物流事務は幅広い作業をこなす必要があり、臨機応変に対応する応用力が重宝されます。こういった点で完全に自動化することは難しいと考えられ、将来的にも必要とされる仕事といえるでしょう。

また、幅広い業務内容やそこで得る専門的な知識は、個人としてのキャリアアップや収入増などの将来性も期待できます。輸入事務で実践する業務をどんどん個人のスキルにしていくと、自ら選べる求人案件の幅も広がります。

3. 物流事務として働くデメリット

物流業界で事務として働くメリットはたくさんありますが、反対にデメリットはあるのでしょうか。物流事務として働くデメリットを紹介します。

やるべき業務の幅が広い

物流事務は「事務」と名が付きますが、通常の事務に比べるとカバーする範囲が多岐にわたり、やるべき業務が多い傾向にあります。会社の規模や状況にもよりますが、ドライバーや顧客の対応をしたり急遽他の部署の手伝いを任されるなど、臨機応変に対応する必要があるでしょう。担当する業務の幅が広いので、当然スキルも必要になります。パソコンの知識はベースとして必要ですが、新たに出荷システムや在庫管理システムなど、会社独自のソフトウェアを覚えなければいけない場合もあります。

そのうえ、忙しい現場が多いので高い処理能力が求められます。たくさんあるタスクに優先順位をつけて対応したり、自分でひとつひとつの納期目標を設定してこなしていかないと現場が回らない場合があります。また、社内外のさまざまな関係者と仕事をしていくので、受け身で待っていると自分の仕事が進まない場合もあります。自らスケジュール管理をして相手先に状況を確認したり依頼したことをフォローするなど、自発的な姿勢が必要となるでしょう。物事に対しフレキシブルに対応するのが苦手な場合は、こういった配慮や行動力の必要な職場がストレスになってしまうかもしれません。

想定外のことが起こることも多い

物流業界ではトラブルやハプニングはつきものです。商品輸送中の交通渋滞や事故、商品の破損や納入品の間違いなど、想定していなかった問題が発生しやすい業界です。スケジュールを余儀なく変更したり関係者と交渉や相談をして素早く事態を改善していかなければなりません。ときにはクレーム処理なども任されることがあるので、通常業務以外にも対応に追われる可能性があります。そういった場合でも冷静に判断して処理していく問題解決能力が求められます。組織やチームが一丸となって発生してしまった問題を最小限にとどめるよう、「事務」という枠を超えた応用力が試されます。こういった状況にやりがいを感じて働ける人もいますが、マニュアルに書いていないことを頼まれるとストレスになったり、自発的に動けなかったりする人にとっては、デメリットと感じてしまうかもしれません。

4. 物流事務に求められる経験と能力

物流事務に興味があるけれど、どのような経験と能力が必要なのか疑問に思っている人も少なくないでしょう。ここでは、物流事務に求められるスキルを紹介します。

事務の実務経験

他業種であっても事務に携わった経験があれば物流事務に生かせる場面があります。物流事務の業務は広いとはいえ、請求書の作成やデータの入力などベースとなる仕事は通常の事務とそう変わらないので応用が利きます。そのため、派遣社員の求人などではこうした実務経験は重宝され、強みとなるでしょう。

物流業界での勤務経験

一般事務の経験もさることながら、やはり物流業界での実務経験があればさらに有利といわれます。物流事務といっても、物流にかかわるさまざまな業務を任されることがあるので、専門用語や物流の基本的な仕組みなどを知っているだけで強みとなります。また、フォークリフトの資格や普通免許を持っていることで転職時に有利になる場合があるでしょう。

PCスキル

通常の事務と同様に、パソコンを使ってデータを入力したり書類を作成したりする業務は多くなります。ワードやエクセルなど基本的なパソコンスキルは必須で、入力は速いほうが有利とされます。ブラインドタッチで入力ができる場合はアピールしていきたいところです。また、勤務先が貿易関連の企業であれば英語のスキルもあるとなおよいでしょう。

5. 物流事務に向いている人の特徴

物流業界で事務として働くには、どのような人が向いているのでしょうか。物流事務に向いている人の特徴を紹介します。

コミュニケーションが取れる人

通常の事務では、1人でパソコンに向かって黙々と仕事をこなすイメージがあります。それに対し物流事務では、ドライバーや周りの人と協力して作業をすることもあり、同時に多くの人が携わっているケースが多々あります。そこで、コミュニケーションを円滑にとり、物流をスムーズに行うために動く必要があるのです。1人でもくもくと仕事をするより、周りの人と積極的にコミュニケーションをとりながら円滑なサービスを提供できる人は物流事務に向いているでしょう。

また、グローバル化が進んでいる中、海外とのやり取りのある企業が増えています。勤め先の企業が海外と取引している場合は、英語のコミュニケーションが必要です。英語のスキルがあったり積極的に勉強したりしていて職場で生かしたいという人に向いています。ただし、語学だけではなく、異なった考え方や文化的背景を持つ人とコミュニケーションをとれることが重要です。相手の状況も理解しながら、自分の意見も的確に伝えることができるとよいでしょう。相手国によっては、日本とビジネスマナーの基準が異なり、必要な返信が滞ったり、予告なく納品が遅れたりするかもしれません。問題が起こった場合にはしっかりと自分のスタンスを示したり、あらかじめ起こりうる事態を予測して先回りのフォローアップを入れたりすることも重要です。

テキパキと仕事を処理できる人

物流事務は幅広い業務をこなす必要があり、テキパキと迅速に作業ができる人が向いているといえるでしょう。事務作業だけでなく、ドライバーの対応や電話対応など臨機応変に、優先順位をつけて作業を処理していく力が求められます。忙しい現場では、どうしてもすべてのタスクが時間内にこなせない場合があるでしょう。そういった場合には何からこなしていくべきかを冷静に見極めて取り組んでいく必要があります。物流の世界は、優先順位を付けるのが得意で要領がよいといわれる人や、常に忙しいほうがやりがいがあると考えられる人に向いている業界です。

事務だけでは物足りない人

物流事務は通常の事務作業に加えて、さまざまな作業を行う場面が予想されます。通常の事務だけでは物足りないと感じ、次々と頼まれる幅広い業務に嫌悪感をもたず、新しい作業にチャレンジしてみたい、さまざまな作業を経験したいと考える人は物流事務が向いています。マニュアル通りにとどまらず新しいことを学び、組織としてよりよいサービスを提供していきたいと考えられる人は重宝されます。また、通常の事務以外の業務を前向きに学んでいくポジティブな姿勢があれば、それが実績やスキルとなって将来のキャリアアップにつながるかもしれません。

6. 物流事務の仕事を始めるなら

アルバイトやパートなどでも物流事務の求人は少なくありませんが、より高い時給を目指すなら派遣がおすすめです。派遣社員は、正社員に比べて職場や条件を選べるなど比較的自由に働きやすく、スキルがあれば好待遇も狙えます。未経験の場合、いきなり正社員として採用してもらうのは難しくても、派遣社員であれば始められる場合もあります。未経験として現場で物流事務として働きながら、スキルや実績を増やしてキャリアアップを目指していくのもよいでしょう。

物流事務について理解して興味があれば始めてみよう!

物流事務の業務内容や必要なスキルが理解できましたか。物流事務は、通常の事務に加えてさまざまな作業を行う必要があり、テキパキと動ける人材が求められます。忙しい現場とはいえ、その分やりがいはあり、今後の物流業界を支える立場として活躍できる可能性もあります。もし物流事務に興味があれば、高い時給を目指せる派遣として働くことを検討してみてはどうでしょうか。

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