目次
2024年10月 | 派遣会社 厳選3社
1. 秘書とは？
秘書とは、社長や政治家、弁護士などのそばについて、事務などのサポートを行う役割を担っています。上司がスムーズに働くことができるよう支えるために、スケジュール管理から文書の作成まで、広範囲にわたる仕事を行うことになります。裏で支える補佐的な役割なので、表で目立つことはありませんが、秘書として仕事をこなすには事務のスキルからアポを取る際のコミュニケーションスキルまで、幅広いスキルが必要です。
2. 秘書は大きく3つの仕事に分けられる
秘書の仕事は「上司のサポート」「対外的なサポート」「対内的なサポート」の大きく3つに分けることができます。それぞれの仕事内容を具体的に見ていきましょう。
上司のサポート
秘書の仕事の1つ目として、上司のサポートが挙げられます。仕事内容を細かく見ていきます。
スケジュール管理
秘書の代表的な業務と言える上司のスケジュール管理は、上司が円滑に業務を遂行できるようスケジュールを正しく管理する仕事になります。取引先との会合や社内会議などの日時を正しく把握し、時にはスケジュール変更や調整を行うこともあります。忙しい上司をサポートする場合は、分単位のスケジュール管理が必要になることもあるため、調整役の秘書としてのスキルを存分に発揮することができます。どのようにすれば上司が効率よく仕事ができるのか、という点を考えながらスケジュール管理をすることが大切です。
アポを取ることも秘書の仕事になることがあるので、コミュニケーション能力や交渉力も求められます。敬語の使い方やビジネスマナーなども備えておかないと、取引先に好印象を与えることができません。大企業の秘書になるとVIPクラスの相手と接する機会も多いので、その場の雰囲気に合ったコミュニケーションを取る必要があります。
メールや郵便物のチェック
忙しい上司は、メールや郵便物をすべてチェックしている暇がないこともあります。その場合は、秘書が代わりにすべてに目を通さなければなりません。自分の目で確認したうえで、上司に見せるべきものは渡し、それ以外は秘書が処理をします。あらかじめ重要度の高さを理解しておかなければ、メールや郵便物を正確に処理することができません。重要度が低いダイレクトメールなどは後回しにし、出欠の確認が必要になるメールや郵便物は急いで上司に見せる必要があります。優先順位を瞬時に判断しないと、他の業務に支障が出てしまうので注意が必要です。大量の情報の中から正確に取捨選択する丁寧さ、ミスなく確実に処理できる高度なスキルが秘書には求められます。
出張時の手配
上司が出張する際の、ホテルの手配や公共交通手段の手配などを行うのも秘書の大事な仕事です。スケジュール管理と並行して、出張をスムーズに行えるように下準備を行っておく必要があります。国内出張の場合、飛行機と新幹線のどちらを選択するのか、上司によって判断が分かれることがあるので注意しましょう。窓側や通路側など、上司が好む席の場所なども事前に情報共有しておき、早めに手配しておかなければなりません。宿泊場所の好みも上司によって異なることがあります。ただ手配すれば良いというわけではなく、上司の好みに合わせるなど、細かな気配りが必要です。
出張が決まったときにすぐに手配できるように、普段から国内・海外のホテルやレストランの情報を調べておくと、仕事をスムーズに行うことができます。日ごろから情報収集をしておくと、上司から突然頼まれたときも慌てる必要がありません。個室の有無などもチェックして、ビジネスシーンにも使えるような場所をピックアップしておきましょう。レストランは和・洋・中それぞれピックアップしておくと便利です。会食などの店の手配、社用車やタクシーの手配などはもちろん、状況に合わせて手土産を手配する必要もあります。気の利いたお土産を手配できるように、事前に各地の美味しいものを調べておくなどして、常にアンテナを張っておきましょう。海外のホテルが日本語に対応していない場合は、英語などの外国語で手配する必要性も出てきます。
経費の精算
秘書は出張や会合などで出たレシートや領収書を管理し、経費の精算を行う役目も担います。経費の精算の仕方は会社によっても異なるケースが多いため、秘書には会社の規定に則って正確に処理するスキルが求められます。時には、経理と相談しながら進めていくこともあるので、コミュニケーション能力も欠かせません。わからないことがあれば、そのままにしておくのではなく、担当者に問い合わせをして正確に仕事を遂行していくようにしましょう。
対外的なサポート
秘書の2つ目の仕事として、対外的なサポートがあります。具体的にどのようなサポートを行うのか、細かく見ていきましょう。
電話や来客の対応
取引先との電話や、上司と会うための来客対応も秘書の重要な役目です。秘書が先頭に立って相手とやり取りするので、清潔な服装で丁寧な対応を心掛けなければなりません。失礼のないように、正しいビジネスマナーを心得ておく必要があります。相手に良い印象を与えるために、言葉遣いだけでなく、表情にも気をつける必要があります。どのようなシーンでも常に笑顔で対応するなど、細かな気遣いを忘れないようにしましょう。
電報やお礼状の作成
秘書は上司に代わってさまざまな文書を作成することがあります。お礼状や慶弔時の電報なども担うことがあるので、美しい字や正しい言葉遣いが求められます。誰が見ても読みやすい日本語が書けるように、普段からペンで書く練習をしておきましょう。先方に失礼がないように、慶弔時のルールやマナーも一通り頭に入れておかなければなりません。自分の知識不足のせいで上司に恥をかかせることがないよう、事前準備はしっかり行っておきましょう。
対内的なサポート
ここからは秘書の仕事の3つ目として、対内的なサポートについて細かく見ていきます。
書類作成
会議や打ち合わせに使用する資料の作成や情報収集など、事務的な作業やデスクワークも秘書の仕事です。ワードやエクセルなどのPCスキルは必要不可欠だといえるでしょう。効率よく仕事が行えるように、日頃からスキルアップしておく必要があります。ほかの業務と並行して優先順位を正しくつけ、素早く行う技術も欠かせません。海外の企業や顧客と取引する機会が多い場合は、書類作成の際に外国語の能力も求められます。
打ち合わせや会議の準備
会議や打ち合わせで利用する会議室の手配や、お茶の準備も秘書が行うことがあります。出欠の確認や資料の数、椅子の数など細かいところまで事前に理解しておかないと、対応に当たることができません。参加者全員に会議招集の通知を行う必要があるため、素早い対応が求められます。
3. 他にもある！秘書の仕事
ここまで紹介したもの以外にも、秘書になるとやるかもしれない仕事があります。具体的にどのような仕事があるのか、チェックしていきましょう。
買い物代行
秘書になると、上司の依頼により買い物を頼まれる機会が多くなります。仕事に必要な備品はもちろん、来客への手土産やお菓子、ときには上司の昼食を頼まれることもあるので、柔軟な対応が必要です。社用から私物まで依頼の範囲が広いので、臨機応変に動かなければなりません。仕事に関係ない業務まで秘書に頼むのは行き過ぎだという見方がありますが、実際は私用の用事を頼む上司も多いため、柔軟に対応できるように準備しておく必要があります。
環境の整備
上司がストレスを感じることなく快適に働けるように、働く環境を整えるのも秘書の役目です。部屋の清掃や上司のデスクの整理整頓など、上司がスムーズに働ける環境づくりを心がけましょう。ゴミがないかどうか、空調は万全かどうかなど、常に細かな配慮が必要です。仕事に支障をきたすことがないように、足りない備品の補充などもしておく必要があります。来客用の部屋や会議室をすぐに使えるよう綺麗に保っておくこと大事です。日頃から掃除や空調などのチェックをコンスタントに行っておけば、急な来客にも慌てずに対応することができるでしょう。
4. 派遣なら秘書になりやすい？
秘書は最低限のビジネスマナーが必要となり、ある程度専門的なスキルが求められることから、社会人経験のない新卒での採用を見かけることは多くありません。事務経験を経てからの登用や、派遣社員・契約社員などの即戦力を求めるケースが多い傾向にあります。そのため、派遣社員でも秘書の求人を探すことは十分可能です。秘書になりたいのなら、派遣として働くのも一つの手かもしれません。すでに経験豊富な人であれば、良い条件で働ける場合もあります。
5. 秘書になるためのポイント
ここからは、派遣として秘書になりたい場合にやるべきこと、身につけておくべきスキルなどを紹介していきます。
秘書にふさわしいスキルを身に付ける
秘書にふさわしいスキルを身につけることで、厳しい選考も有利に運べる可能性があります。たとえば秘書の資格試験などを受けておくと、一定のスキルがあると認められ、好印象を与えることができます。秘書の資格試験として有名なものに「秘書技能検定」があります。秘書技能検定はビジネスマナーなど基本的な技能を身につけられることから、実用性が高く、新卒の学生も多く受験しています。
外資系の企業で働きたいのであれば、「国際秘書（CBS）検定」を受けておくと良いでしょう。国際秘書検定では通常の業務やビジネスマナーとともに、英語力が問われます。外国人とのコミュニケーションを円滑に図る英語力があれば、外資系はもちろん、多くの企業にアピールすることができます。ほかにも、医療系で働くなら医療秘書技能検定が、また、文書作成に役立つPCのスキルがあると、業務の助けになってくれるでしょう。
秘書に向いているか自分を見つめなおす
ここまで見てきた業務内容からも分かる通り、秘書の仕事にはさまざまなスキルが求められるため、誰もができるわけではありません。秘書に向いている人の特徴は、細かな点に気付き、気遣いができる人です。上司の好みを正確に把握し、指示される前に自ら動ける柔軟性と察しの良さが求められます。マメで要領がよい人も、秘書に適しているといえるでしょう。
他の部署と協力しながら業務を進めていくことがあるため、コミュニケーション能力が高い人も秘書に向いているといえます。取引先に好印象を与えられるような、臨機応変な対応も必要です。グローバル展開している企業も増えているので、外国語に堪能で、なおかつコミュニケーション能力に優れた人であれば、さまざまな企業で重宝されます。派遣として秘書になりたい場合は、自分が秘書として働くのに適しているかどうか、向いているかどうかを事前にチェックしておきましょう。
複数の派遣会社に登録する
秘書の仕事は、求められるスキルが高いこともあり、ほかの仕事に比べて選考のハードルは高いといえます。中には実務経験を必要とする求人もあるため、未経験からスタートすることは難しくなります。派遣として秘書になりたいなら、ひとつの派遣会社に絞って決めるのではなく、複数の派遣会社に登録しておいたほうがいいでしょう。一社に登録して秘書を目指すよりも、複数社登録したほうが求人数も多くなり、選考に進みやすくなります。登録するときは、派遣会社の担当者に「秘書になりたい」旨を伝えて、自分に適した求人を探してもらうようにしましょう。
秘書の仕事を知って興味があればチャレンジしてみよう！
秘書の仕事は、上司のサポートから対外的なものまで多岐にわたり、求められるスキルも極めて高いといえます。そのため、新卒での採用は少ないのですが、派遣では求人があることから、派遣として秘書を目指すというのも不可能ではありません。秘書の仕事に興味があるなら、まずは派遣会社に登録して、担当者に希望を出してみましょう。
