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秘書になるなら派遣会社登録がおすすめ!秘書の業務内容や向いている人も紹介

秘書になるなら派遣会社登録がおすすめ!秘書の業務内容や向いている人も紹介

社長など、上司のそばでさまざまな仕事をこなしているイメージがある秘書ですが、具体的にどのような業務をしているのでしょうか。秘書に憧れている人にとって、必要なスキルやどのような人に向いているのかは、気になるところです。ここでは、そんな秘書について詳しく解説し、さらに派遣社員として秘書になる方法を紹介します。

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目次

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1. 秘書とは?

秘書とは、社長や役員、政治家や弁護士などについて、電話応対や来客の接遇など一般的な事務員が行うような業務のすべてを処理する仕事です。多忙な上司を裏で支えるサポートの役目も担っているため、秘書の業務内容は広く、作業量も膨大となることが多いでしょう。上司がスムーズに働くことができるように支えることを目的とし、身の回りの世話はもちろん、スケジュール管理や文書の作成などの事務的スキル、アポを取る際にはコミュニケーションスキルも重要になります。さまざまな幅広いスキルが必要な職業といえるでしょう。

2. 秘書の業務内容

映画やドラマでは格好いいイメージがある秘書の仕事ですが、実際にどのようなことをしているのかはあまり知られていません。ここでは、具体的な秘書の業務内容を紹介します。

スケジュール管理

上司がスムーズに仕事を進められるようスケジュール管理を行うことが、秘書の代表的な業務です。社内や社外の担当者と連絡を取りながら、会議や会合のスケジュール調整を行い、また出張先のホテル予約や交通手段の手配も秘書の仕事でしょう。場合よっては、上司が使うレストランの予約も秘書が行うことがあります。また緊急時には、スケジュールが変更されることも珍しくなく、その場合は仕事の重要度や緊急度を考慮しながら、柔軟に対応する必要があります。上司のスケジュールをすべて管理し、必要な予約やアポを取る業務が、秘書が行うスケジュール管理です。

電話やメールの対応

社長や政治家など各界の多忙な人物には、日々、大量の電話やメール、手紙が届きますが、それらすべてに本人が対応をしていたのでは、本来すべき仕事をする時間がなくなってしまいます。そのため、まずは秘書が目を通し、必要な案件かどうかのチェックを行います。どのような電話を上司に取り次ぎ、どのようなメールを不要なものとして報告しないかは上司によって基準はさまざまでしょう。とはいえ、このような判断は簡単にできるものではありません。適切な判断力だけではなく、上司の仕事内容や人間関係にも精通している必要があります。

来客の対応

上司に対して来客があった場合、アポイントの受付から来客時の案内、お茶出しまで行うのも、秘書の重要な仕事です。ときには、同席を求められることもあり、秘書のマナーが悪いと上司や会社のイメージダウンにつながる恐れもあるため、責任感を持って取り組まなくてはいけません。

文書の作成

上司の社内文書、会議や会合のための資料を作成するのも秘書の業務です。上司が作成した文書を手直ししたり、PCに入力したりする作業も行います。また、お中元やお歳暮のお礼状などを秘書が作成することもあります。このときはPCに入力をするのではなく、手書きで清書をすることもあるので、きれいな字が書けるほうがよいでしょう。他には、弔慰状を書く機会もたくさんあるため、冠婚葬祭のマナーを知っておくことも必要です。秘書はこのような文書作成業務を、迅速に行わなくてはいけません。

その他雑務

秘書の業務には、地味な仕事もたくさんあります。上司のデスク周りの整理整頓や社長室などの清掃も秘書の仕事です。秘書は、上司がスムーズに仕事を進められるように、必要な情報をいつでも上司に渡せるように、書類などをファイリングをしておくことも大切な仕事です。また、ご祝儀やお香典、お中元にお歳暮、さらには、慶事や弔事の電報まで、あらゆる手配を秘書が行います。オフィスに必要な備品の買い出しだけでなく、ときには、忙しい上司に代わって、プライベートな買い物を頼まれることも珍しくはありません。

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3. 秘書のメリット

秘書の仕事は高度なスキルが求められ、苦労もたくさんあります。しかし、得られるメリットはとても大きなものです。ここでは、秘書のメリットを紹介します。

ビジネスマナーが身に付く

秘書は、上司のサポートをすることが主な業務内容です。そのため、上司と行動をともにすることが多くなります。上司と一緒にいると、他社の社長や役員、政治家や弁護士など、普通の会社員をしていたのでは会うことがない人とも、会う機会がたくさんあるでしょう。もちろん、秘書になるためには最低限のビジネスマナーは必須となります。しかし、秘書になりたての頃は要領がわからないこともたくさんあります。秘書の仕事のメリットは、普段の仕事をこなしながらVIPクラスの人たちと会ううちに、自然と高いビジネスマナーを身につけることができる点です。習得をしたビジネスマナーは、かけがえのない財産となるでしょう。

転職先を見つけやすい

上司に伴ってVIPクラスの人と会う機会が多くなる秘書が手にするメリットは、高度なビジネスマナーの習得だけではありません。他の職種とは違った立場で仕事をすることで、まず、高い視点から物事を見ることができるようになります。さらに、さまざまな人と接しているうちに、思わぬコネクションを手にする可能性もあるのです。その結果として、企業の秘書からスタートした場合も、弁護士秘書や政治家の秘書へとステップアップをすることも可能になるでしょう。

また、秘書として長く勤務をして経験を積むうちに、事務的なことやコミュニケーション能力も一定以上のものが身につきます。それらのスキルを生かして次の職が見つけやすくなるのも、秘書のメリットのひとつといえるでしょう。

4. 秘書のデメリット

華やかなイメージがある秘書の仕事ですが、その仕事に就いてみないとわからないデリットもあります。ここでは、秘書のデメリットを紹介します。

勤務時間が不規則になる

秘書は、上司の仕事に合わせて動かなくてはなりません。上司の仕事が終わっていないのに、秘書だけが退社をするとうことは難しいでしょう。例えば、事務職であれば、ほぼ定時で帰宅をすることができますが、秘書を目指すならそのような生活はあきらめたほうがよいかもしれません。秘書の仕事は、勤務時間が不規則になりがちです。ときには、帰ろうとした頃に上司へ来客があることもあるでしょう。会合などが、急に入ることもあります。秘書になるなら、時間通りに帰れないことは覚悟しておきましょう。休日返上で、仕事をしなければならないこともあります。

人間関係の構築が難しい場合も

秘書は、人間関係を作るのが難しい職業といえます。業務の中で、他社の社長や役員、政治家などと顔を合わせる機会が多く、その中で自然とコネクションができてしまうことはあります。しかし、社内での親しい友人を作ることが難しく、秘書は、いつも上司に近い場所にいるため、こちらがフランクに接しようとしても、ついている上司の存在が重なってしまって警戒されてしまうのです。逆に近寄ってくる人間を、こちらが警戒しなければいけない場面もあります。秘書は外に漏らすことができない機密性の高い情報に接することが多い立場なので、情報を求めて近寄ってくる人には用心が必要です。このような事情から、秘書は、社内で友人を作るのが難しい傾向があるといえるでしょう。

さらに一番難しいのは、上司との人間関係です。秘書の業務は、上司によって左右されます。仕事のやり方も上司によってさまざまで、上司との相性が悪いと1日のほとんどを我慢して過ごさなくてはならなくなります。

5. 秘書になるためには?

秘書は、やりがいがあり、仕事を通して貴重な経験を積むこともできる職業です。とはいえ、未経験から秘書になるのは、難しい面もあるでしょう。おすすめなのは、派遣社員から秘書になるという方法です。ここでは、秘書になる方法として、派遣社員という選択がおすすめである理由を説明します。

新卒での募集はなかなかない

新卒で秘書が募集されていることは、ほとんどありません。秘書は、会社の顔として見られることが多い立場であり、高度なビジネスマナーが必要だからです。大学や短大で秘書の勉強をしていたとしても、ついこの間まで学生であったことには変わりはありません。社会を知らない新卒の社員を秘書にするケースは珍しく、秘書として活躍をしている人の多くは、事務職など他の職種で採用をされています。何年か経験を積んだ後、適性を認められて、秘書として声をかけられるというケースが一般的です。

派遣では即戦力として秘書採用をしている

秘書になるパターンとして多いのは、事務職として入社した人が経験を積み、そのなかで適性のある人が秘書として選ばれるというコースです。とはいえ、最初から秘書を目指している人が、正社員として事務職になるのは遠回りしすぎではないでしょうか。何年か苦労をしながら秘書として選ばれるのを待つのでは、確実性が低すぎます。また、その会社で秘書にはなることができないということが分かってから転職を探しても、正社員として秘書を中途採用しているケースは、あまり多くありません。

一方、派遣では、即戦力として秘書を募集しているケースがあります。そのなかから、スキルを持っている人を秘書として採用することもあるのです。ただし、即戦力としての募集なので、高度なスキルが求められます。その分、選考が厳しくなるのは覚悟をする必要があるでしょう。

秘書に必要なスキルを身に付ける

派遣で秘書に挑戦をするためには、秘書に求められるスキルを身につけるとよいでしょう。資格は目に見えるものなので、自分のスキルをアピールするのに最適です。秘書に求められるスキルとして、活かせそうなものには「秘書技能検定試験」や「CBS(国際秘書)検定」があります。

秘書技能検定試験は、公益財団法人実務技能検定協会が認定する民間資格で、この試験に合格をすると秘書としての資質があると認められたことになります。3級と2級は筆記試験のみですが、秘書として知っておくべき知識やビジネスマナー、上司をサポートするための判断力などが問われる内容です。準1級と1級の試験では筆記試験に加えて面接もあり、ビジネスに相応しい振る舞いや人柄なども審査されます。

CBS(国際秘書)検定は、バイリンガル秘書の能力を証明する資格で、一般社団法人日本秘書協会が認定しています。CBS資格はプライマリーとファイナルに分かれていて、ファイナルを受験するにはプライマリーに合格をしている必要があります。ビジネスの場にふさわしい日本語と英語の両方のスキルが問われる試験であり、ファイナルに合格するには、経営管理の知識も必要でしょう。外資系企業で秘書を目指すのであれば、この資格を持っていると有利になります。

他にも、「ビジネス実技マナー検定」やTOEICなどの英語スキル、パソコンスキルなどがあると、秘書を目指すときに有利でしょう。

複数の派遣会社の求人をチェックする

派遣社員として秘書になることを決めたら、まずは派遣会社に登録をしましょう。派遣会社では、自分の希望を提示しておくとマッチした求人を提案してくれます。秘書になりたいなら、最初の段階で秘書になりたい旨を伝えておくと近道です。

できるだけ早く、確実に秘書になるには、より多くの求人をチェックする必要があります。そのためには、複数の派遣会社を見るのがオススメです。

6. 秘書に向いている人

ここでは、秘書に求められる資質や、どのような人が秘書に向いているかを紹介します。

細かな気遣いができる人

上司が動きやすいように、サポートをするのが秘書の役目です。そのためには、上司が指示を出す前に、自分から気づいて動く察しのよさも必要になります。ビジネスマナーはもちろん重要ですが、ときには臨機応変に、上司のプライベートな用事に対応したほうがよい場面もあるでしょう。普段から周りに気を使える人や気遣いのできる思いやりのある人が、秘書には向いています。

マメで要領の良い人

秘書の仕事の大半は雑務です。マメで正確な人でないと務まらない仕事もたくさんあります。与えられた仕事に正しく優先順位をつけ、そつなくこなしていく能力が求められるでしょう。テキパキと行動することができ、指示されたこともスムーズに完了できる人が秘書には向いています。

コミュニケーション能力の高い人

秘書は、他社の人間とアポを取る機会が多く、社長などVIPクラスの人とやり取りをする場面もたくさんあります。そのときに人あたりが悪いと自社のイメージを悪くしてしまうので、高いコミュニケーション能力と誰とでも話せる人柄が必要でしょう。また、上司にとっても、一緒にいる時間が長く、仕事上でも頼りにしている相手になります。そのため、秘書は上司に対しても、話しやすい雰囲気で接することが大切です。良質な人間関係を構築し、スムーズに業務をこなせる人が、秘書に向いています。

派遣で秘書に興味が出たらまずは派遣会社に相談しよう!

秘書の仕事は、上司のスケジュール管理から雑務に至るまで特殊なことがたくさんあります。また、それ相応のスキルが求められ、適性もあるため、誰にでもできる仕事ではありません。とはいえ、他ではできない経験をすることができ、やりがいもある仕事であるのは間違いないでしょう。秘書の仕事に少しでも興味を持ったら、まずは派遣会社に登録をして求人を探してみてはいかがでしょうか。

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