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データ入力の仕事の実態は多岐にわたる!自分に合った仕事はどれ!?

データ入力の仕事の実態は多岐にわたる!自分に合った仕事はどれ!?

求人票を見ていると、「データ入力」という職種が募集されているのをしばしば見かけることがあります。実際、さまざまな業種において、データ入力という名前で募集がかけられることが少なくありません。しかし、データ入力として行う業務内容は多岐にわたっているのが現状です。この記事では、データ入力という名で募集されている仕事にはどのようなものがあるのかを紹介します。

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目次

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1. データ入力を専門にする仕事について

データ入力だけを専門に行う仕事について、さまざまな角度から紹介します。

データ入力を専門にする仕事の職場は?

データ入力だけを仕事とする職場は、データ入力代行業者や情報処理関連の企業、企業の情報管理課やデータ管理課と呼ばれている部署、病院、会計事務所などさまざまです。データ入力代行業者は、官公庁や他の企業などからデータ入力業務のみをアウトソーシングとして請け負います。仕事は、データ入力を必要とされる職場に出向いて行う場合もありますし、完全在宅で仕事が行える場合もあり、ケースバイケースです。さらに、企業の本社とは別の場所に設置されているサテライトオフィスでデータ入力を行う場合もあります。

データ入力専門の仕事内容は?どんなデータを扱うの?

データ入力の業務を行う人は、PCオペレーター、OAオペレーター、データエントリー、キーパンチャーなどと呼ばれています。データ入力の仕事は、パソコンの画面を見ながら作業を行うこと(VDT作業)が基本です。厚生労働省のガイドラインでは、作業時間が連続して1時間を超えないこと、作業と作業の間に10~15分の休止、1回の連続作業の間に1~2回の小休止をはさむことが盛り込まれています。データ入力専門の仕事で扱うのは、業種や依頼先によってさまざまです。官公庁なら各種統計データや企業財務データの入力などがあります。医療機関ならレセプトのデータ入力や臨床試験データの入力、教育関連なら受験票や試験回答の入力などです。マーケティングなら懸賞応募はがきの入力やアンケート入力など、通信販売事業ならFAX受注入力、流通業界なら伝票入力などがあります。企業における人事関係なら給与データの入力や年末調整などの入力業務です。仕事は、与えられたデータを決められた規則に則ってひたすら入力していきます。単に入力だけを行う場合もありますし、入力データの照合までを行う場合など、業務の幅はさまざまです。手書きの紙媒体からパソコンへのデータ入力をすることもあります。その場合、くせ字の判読や類推能力なども必要です。メールアドレスを入力する際には、o(オー)と0(ゼロ)など、間違えやすい文字の入力ミスにも注意しなければなりません。

データ入力だけを行うメリット

データ入力の業務はパソコンを使用して行うため、パソコンのスキルを身に付けることができます。WordやExcelを使って作業することも多いため、仕事をしていく中でこれらのソフトを使いこなせるようになる可能性も高いです。また、タイピングのスピードも速くなります。与えられたデータをひたすら打ち込んでいく仕事のため、他の人と会話をする必要もあまりありません。人とのコミュニケーションに自信が無くても働きやすい職種です。座って仕事ができるため、外回りなどをする必要もありません。また、データ入力だけに特化した仕事の場合は、電話応対や来客対応などを要求されない場合も多いです。仕事を続ければ続けるほど仕事の効率や精密度も上がるため、経験値に比例して仕事が楽に行えるようになります。また、経験値が高くなると能力給や職能給が付加されて優遇されることも稀ではありません。特別なスキルが必要なわけではないため、未経験者でも働きやすい職種です。単純な作業を繰り返していくことも多いため、コツコツと作業することが好きな人に向いています。

データ入力だけを行うデメリット

長時間パソコンに向かって作業をするため、疲れ目やドライアイ、頭痛、肩こり、不眠などの症状に悩まされる人が少なくありません。椅子と机の高さが身体に合っていないと姿勢が悪くなることから腰痛になる人や、キーボードを長時間打ち続けることによる腱鞘炎になる人もいます。入力する内容は異なっても、基本的にパソコンに向き合ってデータを入力していく仕事です。メリハリがなく単調な仕事になりがちなため、地味な仕事が苦手な人の場合は苦痛に感じてしまうことがあります。納期が迫っている場合は、残業して仕上げていくことも必要です。入力スピードと正確性が要求され、ミスが許されません。そのため、集中力を必要とし、短時間でも疲れを感じやすいです。また、ミスが多いとペナルティを課されることもあります。

2. データ入力の他に付随する業務を行うものは?

データ入力以外の仕事も行う職種にはどのようなものがあるのかを紹介します。

一般事務やOA事務

企業の事務職の仕事を行う際にはパソコンを使うことが多いです。企業を経営するには、さまざまな書類が必要となります。書類は社内向けのものと社外向けのものがあり、それら全般の書類を作成したり処理したりするのが事務職です。部署ごとに必要となる書類は異なります。伝票の入力や議事録の作成、顧客管理、経費の精算や伝票管理、給与明細や社内報の入稿など、作成を依頼される書類はさまざまです。これらの書類や伝票の処理を行うためにWordやExcel、PowerPointやAccessを使うことがあり、ソフトを使いこなすことが求められます。上司が手書きした文書をWordに打ち込んだりExcelで表やグラフを作成して見やすい資料作成を行ったりすることなどが一例です。問い合わせメールへの回答、自社のホームページの更新作業などは、社外向けのとても大切な仕事です。また、議事録の音声データの文字起こしなども頼まれることがあります。一般事務やOA事務の仕事に携わることで、ビジネス文書作成のルールやマナーなどを自然と覚えられることがメリットです。さらに、Excel関数やマクロの知識を身に付けておくと仕事の幅を広げられる可能性が高まります。

文字起こし

文字起こしのスタッフは一般企業や官公庁、文字起こしの専門業者などに勤務して業務を行います。業務内容は、会議や講演会、インタビュー、対談など主としてICレコーダーに録音された音源を聞きながら文章として入力していくことです。音声だけでなくビデオ録画された映像データから文字起こしをする場合もあります。仕事を行う際には専用の機器もしくはアプリケーションソフトを用いることが大半です。音源によっては音が聞きづらいことがありますし、ボキャブラリーが乏しい場合はうまく文章にできないこともあります。学会などの講演では専門用語などが飛び交うことも多いため、調べながら入力することが必要です。文字起こしには素起こし、ケバ取り、整文の3種類があり、目的によって求められる手法が異なるため、その時々で需要に応じて合わせることが要求されます。文字起こしを自動で行うソフトもありますが、変換が不十分であるなど、実用化には難しい面も多いです。そのため、注意深く音源を聞きながら正しい言葉を選んで入力していくことが求められます。

コールセンター

コールセンターの仕事は、ヘッドセットを付けて顧客への電話対応をすることです。コールセンターの仕事は、顧客からかかってくる電話に対応するインバウンドと顧客に電話をかけて営業や売り込みを行うアウトバウンドに分かれます。コールセンターの求人は、インバウンドのほうが割合は高い傾向です。インバウンドの場合は、問合せへの対応、申し込み注文をパソコンに入力、質問や意見への回答などを行います。電話対応の仕方はマニュアルで細かく決められており、研修制度もあるため、安心して働くことが可能です。顧客からかかってきた電話に対応しながらパソコンに入力する場合と、会話内容を録音しておき後から入力する場合があります。顧客からクレームの電話がかかってくることもありますが、それはコールセンター業務の一部にすぎません。クレーム対応における言葉の選び方などのマニュアルもしっかりしているため、慌てる必要はないです。また、そうしたクレームへの対応を冷静に行うことで精神面も鍛えられます。

経理事務

経理事務は、一般企業の経理部や会計事務所などで行う仕事です。毎日行う仕事には、領収書やレシートなどを参照し、現金の出納を仕訳してパソコンの帳簿ソフトへの入力があります。売掛金や買掛金の管理、経費の精算、領収書の発行、在庫管理などは必要に応じて行う業務です。毎月の給料計算や年末調整、決算や棚卸などでもパソコン入力を行います。企業の財政状態を表す貸借対照表や業績の動向を表す損益計算書などの作成を行うのも経理です。経理事務の仕事をしたい場合、簿記の資格を持っている人が有利になります。大企業の場合は売上や取引、従業員数も多いため、経理部の中で財務担当や決算担当など、分業になっていることも多いです。一方、中小企業において経理は1つの部署もしくは一人で担当する場合があります。しかし、顧問の会計事務所や税理士事務所に依頼している例も少なくないため、不安に思う必要はありません。

医療事務

医療事務は、病院やクリニック、医院などに勤務して業務を行います。医療事務の主たる業務は、レセプトコンピュータと呼ばれているレセプト作成用のソフトを用いたレセプト(診療報酬明細書)の作成です。レセプトは毎月10日までに提出しなければならないため、月初めから10日までは、日常の受付や会計業務以外にレセプト点検を行わなければなりません。医療事務の仕事をするには、資格を持っている人が有利です。医院では電話の対応や受付、会計、院内に掲示する休診のお知らせ等のプリントをパソコンで作成する業務も担当します。

Webライター

Webライターは、企業のサイトに掲載するコラムやメールマガジン、ECサイトの商品説明など、Webサイト上に掲載する文章を書く仕事です。一般企業やIT企業に勤める場合もありますが、在宅でクラウドソーシングサイトを利用したり直接請負ったりして働くフリーランスや副業として仕事をする人もいます。依頼主が何を目的としてライティングを依頼しているのかをくみ取り、読者の共感を得られるような文章を書くことが求められる仕事です。依頼主は企業や個人のアフィリエイターなど多岐にわたっており、書く内容もバラエティーに富んでいます。WebライターはSEOの知識を必要とするところが紙媒体のライターとの大きな違いです。字数は300文字程度から1万文字を超えるものまでケースごとに異なります。指定のWebサイトに直接入力する場合もありますし、wordのファイルやテキスト形式で作成して提出する場合など、さまざまです。複数人が同時に編集や利用ができるGoogleのスプレッドシートやドキュメントなどが利用されることもあります。Webライターに必要とされるのは、分かりやすく誤解のない日本語が書ける能力や、さまざまな資料から必要な情報を読み取るリサーチ能力です。場合によっては、文章の構成やキーワードの選定、画像の選定、タグの設定などが求められる場合があります。

3. 他にPCを使う仕事もあるの?

この他、データ入力の求人の中に含まれることもある職種を簡単に説明します。

CADオペレーター

CADオペレーターは、建築、土木、設備、電気や機械などの関連会社に勤務します。設計士やデザイナーなどの指示に基づいて機械や部品の図面、建築の設計図などをCADソフトによって作製、修正、調整する仕事です。図面は2次元の平面図と3次元の立体図があります。CADオペレーターになりたい場合は、CADの基本操作や製図、設計の基礎知識などを身に付けておくと有利です。

Webデザイナー

Webデザイナーは、企業や個人など依頼者の求めに応じたWebサイトのデザインを行う仕事です。Webサイトの大体のデザインや構成、イメージやボリュームなどを決め、配色やロゴなども依頼者と相談しながら決めていきます。コーディングが業務に含まれているため、HTMLやCSSの知識が必要です。仕上がったWebサイトを見て、ECサイトなら商品購入、サービスの紹介サイトなら問合せなど、依頼者が求めている最終的な成果につながることが目標になります。そのため、センス良く構成に優れたサイトを作るデザイン能力が必要です。

DTPオペレーター

DTPオペレーターは、デザイナーや依頼者の指示通りに印刷用のデータを作る仕事です。作成するのはチラシや書籍などで、写真の加工なども行います。イラストレーターやフォトショップなど、専用のソフトが使いこなせることが必要です。印刷会社や広告代理店、デザイン事務所などに勤務します。商業デザインの知識があれば、仕事を行う際に有利です。また、DTPオペレーターの経験を積んだうえでWebデザイナーやDTPデザイナーへと転身する人もいます。

PCを使う業務をデータ入力とする求人もあることに注意!

派遣の求人票にデータ入力と書かれていても、必ずしもデータ入力だけの仕事を行うばかりではなく、実際の職種はさまざまです。パソコンを使う仕事をデータ入力と求人票に記載している場合もあります。データ入力として募集される職種の中からよく見かける仕事を紹介しましたが、派遣の仕事を探す際には、自分の性格や得意なこと、将来的な目標などに合っているものを選びましょう。

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