履歴書は正しく記載しよう！基本の書き方やマナーをレクチャー！

1. 履歴書の項目別！押さえておきたい書き方のポイント

履歴書はいくつかの項目から成り立っています。項目ごとにコツを押さえて、採用担当者の心をつかみましょう。

氏名・写真など

まず、氏名と写真は履歴書の基礎的な項目です。ただし、これらの書き方、撮り方でもうっかりミスをしてしまうケースは少なくありません。たとえば、氏名は戸籍に登録されている文字を正確に記入します。「相手が読みにくいだろう」と考えて、あえて簡単な漢字にするような配慮は逆効果になりかねません。また、採用担当者に分かりやすいよう、苗字と名前の間にはわずかな空白を作りましょう。そして、振り仮名は履歴書の形式に合わせます。「ふりがな」とあればひらがなで、「フリガナ」とあればカタカナで書くのが基本です。

次に、履歴書用の写真は清潔感を心がけることが肝心です。面接と同じく、スーツスタイルに派手すぎないメイク、髪型で撮影に臨みましょう。そのうえで、指定のサイズに切り取り、写真の欄に美しく貼り付けます。なお、間違いやすい項目として「日付」も挙げられます。日付に記入するのは履歴書を送付する日か提出する日です。記入した日ではないので注意しましょう。

住所・連絡先

履歴書には住所を書く項目もあります。住所は個人情報の中だと比較的文字数が多いので、記入するのが面倒になってしまう傾向にあります。しかし、履歴書では正確な情報を丁寧に伝えなくてはなりません。都道府県から市町村、番地やマンション名にいたるまで省略なしに綴りましょう。そのかわり、振り仮名は市町村名まででかまいません。

次に、履歴書には連絡先も記入します。ここで優先するべきは「連絡の取りやすさ」です。もしも企業から連絡がある際、履歴書を見て電話をかけてくるケースは珍しくありません。そんなとき、すぐに電話をとれないと印象が悪くなってしまいます。必ずしも自宅の電話番号でなくても、すぐに応答できるのであれば携帯電話の番号を書いておきましょう。そのうえで、「自宅の電話番号」などの項目が別にあれば、予備として記入しておくのが得策です。

学歴・職歴

過去の経歴を表す学歴や職歴は、履歴書に欠かせない項目です。採用担当者は出身の学校や前職などから志望者の適性を見ていることもあります。そのため、雑な書き方をせず丁寧に正式名称を並べていきましょう。まず、学歴においては学校名から学部名、学科名までをすべて書きます。そして、それぞれの入学と卒業の年月を記載しましょう。なお、基本的には高校入学以降の学歴に限定して書くのがルールです。

職歴は、原則として過去に経験したすべての職種を挙げましょう。少ししか所属していなかった組織でも、職歴には違いありません。また、採用担当者は会社名と同じくらい、担当した経験のある業務について興味を持っています。会社名だけでなく、職種もしっかり記すようにしましょう。職種だけ書いても意味が伝わりにくいときは、「パソコン周辺機器の営業」のように軽く職務内容にも触れておくのが丁寧です。

免許・資格

専門分野のスキルを証明するものとして、履歴書では免許や資格の欄も大切です。いずれも似たようなほかの免許や資格と混同されないよう、正式名称で書くのが原則です。また、複数の免許や資格を持っている人は取得年月日も記載しておきます。それによって採用担当者は「古くに取得しているからスキルが円熟しているのではないか」などの判断を下しやすくなります。ただ、あまりにも免許や資格を数多く並べても、アピールポイントがぼやけてしまいかねません。履歴書では、企業との関連性が高い資格を優先的に記載しましょう。

注意点として、何も資格がないのに嘘を書いてしまうことです。あるいは、「勉強中」などの文言も採用担当者に好印象を与えません。正直に「特になし」と書きましょう。なお、TOEICなど点数や級などのある資格については、応募先の基準を先に確認しましょう。基準を上回っている場合のみ、ポジティブな要素となるので書くようにします。逆に、下回っているなら自分からは伏せておくのが無難です。

志望動機

履歴書の項目の中で、特に採用担当者が注目しているもののひとつが志望動機です。志望動機から採用担当者は、志望者のやる気や適性を判断しています。また、自社に役立つ経歴を見つけられるケースもあります。志望動機では熱意を端的に伝え、企業の記憶に残るようにしましょう。意識するべき点は、転職理由にしっかり触れることです。「なぜ前の職場を辞めたのか」「どうして当社でないといけないのか」を担当者は気にしています。ここで曖昧な答えしか得られないと、担当者は志望者を面接に呼ぶのをためらってしまうでしょう。

また、志望動機ではスキルや経験も伝えられます。担当者は入社後、戦力になってくれる人間を求めています。つまり、やる気が伝わっても入社後の姿が想像できないタイプの志望者とは「一緒に働きたい」と考えてくれません。企業への思いも見えつつ、実践的なスキルや経験のともなっている人材は理想的です。企業の特徴を考えながら、生かせる要素を盛り込んでみましょう。

本人希望記入欄

履歴書にある本人希望記入欄は、決して自由に要望を伝えられる項目ではないので注意しましょう。たとえば、給料や休日についての希望を伝えてしまう人もいます。しかし、これらの希望は伝えたところで対応してもらえるものではありません。原則的には、「貴社の規定に従います」と記載する決まりです。ただ、本当に譲れない条件があるのであれば、正直に書いてもかまいません。育児や介護などで企業側に協力してほしいことがあるならこの欄に書きましょう。

また、企業によっては複数の職種を同時に募集していることがあります。ただ履歴書を送るだけだと、企業側に担当する職種を決められてしまう恐れがあります。しっかりと希望する職種が見えているなら、この欄で伝えましょう。ただし、本人希望記入欄のスペースはそれほど余裕がありません。余計なことを書いているとすぐに埋まってしまいます。無駄な口上は述べずに、「事務職を希望します」といった具合に要点だけをまとめましょう。

その他の項目

履歴書のフォーマットや企業の指定によっては、基本以外の項目も求められます。たとえば、趣味や特技の欄がある履歴書も少なくありません。これらは一見仕事と関係ないように思えるものの、本人の人間性をアピールするうえでは大切です。ただ、選考を左右するとまではいかないので、正直に書いていいでしょう。

次に、長所や短所についての欄は自己PRに応用できます。企業の求める人材像を想像しながら、長所のほうで自分を採用するメリットを訴えかけましょう。また、短所は長所と表裏一体でもあります。上手に書けば、短所がネガティブに思われることはありません。「長所は真面目なこと、短所は自分に厳しすぎることです」のような書き方をして、採用担当者の記憶に残りましょう。

そのほか、健康状態についての項目は「良好」で問題がありません。持病や障害があっても、業務と直接的な関係がないのであれば良好にしておきましょう。ただし、業務に影響する症状があるなら、正直に書いておいたほうが無難です。

2. 履歴書を書くときの基本マナー

実際に履歴書を書くにあたっては、基本的なマナーに注意しなくてはいけません。履歴書は重要な書類なので、ある程度の体裁が整っていないと社会人としての常識を疑われます。マナーを守って読む人間が好感を抱くような履歴書を作成しましょう。

読みやすさに配慮する

履歴書のマナーでもっとも意識するべきなのは「読みやすさ」です。そもそも読みにくい履歴書は熱意が伝わりません。雑で適当な印象を与えるので、選考過程を進むのは難しくなってしまいます。読みやすさだけに注力するなら、パソコンを使って作成するのも効果的でしょう。ただし、手書きでないと人間性が伝わらないと考えている担当者もいるので、相手は選ぶべきです。手書きの場合は、ゆっくりと丁寧な字にするのが基本です。長い文章は、それぞれの文字が小さくなりすぎないよう気をつけましょう。

なお、履歴書はボールペンを使用するのが鉄則です。鉛筆やシャープペンだと文字が薄く、消えやすいからです。耐水性で滲みにくい種類で書けば、美しい見た目の履歴書が完成します。ちなみに、「消せるボールペン」は書き損じの修正がしやすいものの、摩擦で文字が消えやすい傾向にあります。万が一のことを考えると、使わないほうが無難でしょう。

年号は統一する

履歴書で使用する年号は、西暦でも和暦でもどちらでもかまいません。履歴書のフォーマットで指定がなされていなければ、自分にとって書きやすいほうを使いましょう。ただし、履歴書全体を通して西暦か和暦で統一するのが鉄則です。履歴書で年号が必要な部分は、まず提出の日付です。次に、生年月日にも年号が入ってきます。学歴や職歴にも年号は必須です。そして、免許や資格の取得日にも年号を記します。履歴書を書き終えた際は、これらの項目を見返して統一がなされているかをチェックしましょう。

なお、書類選考では履歴書と一緒に職務経歴書も要求されることがあります。職務経歴書とは、これまでの仕事の履歴と実績を詳しく記した書類です。職務経歴書もさまざまな項目で年号を記入します。そして、履歴書と職務経歴書の年号も統一されていなければなりません。書類を作成する前に「自分は西暦で書く」といったルールを決めてしまい、徹底するようにしましょう。

間違えたら書き直す

見た目が重要な履歴書において、書き損じたからといって修正液や修正テープを使うのは厳禁です。確かに、わずかな誤字であれば修正液を使ってしまいたいところです。しかし、修正液を使った箇所は目立ちますし、担当者から大雑把な性格に思われます。もしも書き損じたら、新しい用紙を調達してきて最初からやり直しましょう。

ただし、状況によってはどうしても書き直しができないこともあります。たとえば、面接直前であわてて履歴書を作成しているようなときは、新しい用紙を買ってはこれないでしょう。その場合、書き損じた部分に二重線を引きます。そして、訂正印を押したうえで、残されたスペースに正しい内容を書きましょう。

もっとも重要なのは、そもそも修正の必要がないほど美しい履歴書を完成させることです。書き終えたと思っても入念に内容を見返し、ささいなミスや記入漏れもないか探しましょう。ちなみに、パソコンで履歴書を作れば、ミスがあっても訂正しやすいのがメリットです。志望先が認めているようであれば検討してみましょう。

3. 履歴書で評価を下げないために意識したいこと

本人のやる気が伝わらないような履歴書は、採用担当者からの評価を下げてしまいます。まず、空白が多いのは厳禁です。志望度とモチベーションが低い人間だと思われかねません。必要な項目は絶対に埋めていき、志望動機や自己PRも充実した内容を書きましょう。次に、自分でフォーマットを作るのも注意したいところです。見た目さえ整っていれば重大な問題にはなりません。ただ、記載されている項目が独特すぎると、「自分にとって不利な項目を隠したいのではないか」と疑われます。フォーマットは独自でも、項目は市販のものに合わせましょう。

複数の企業に志望するなら、志望動機の使いまわしも止めるべきです。結局はどのような業種にもあてはまる内容になるので、情熱が届きにくいといえます。企業ごとにオリジナルの文章を考えましょう。もちろん、過去に使った履歴書の使いまわしはもってのほかです。日付が古いままになっているなど、細かいポイントから担当者に見抜かれてしまいます。そして、急いで書いているときでも誤字脱字をなくし、内容を推敲しましょう。誠意を示すためには略字も好ましくありません。正しい日本語で、真面目さをアピールすることが肝心です。

正しく記載した履歴書で印象をアップさせよう

履歴書は採用結果に大きく影響する書類なので、丁寧に作成しなくてはいけません。ただし、登録型派遣であれば、派遣会社に登録して個人情報を入力するだけで仕事の紹介が受けられるようになります。履歴書を作るのが手間なら派遣社員としての働き方も検討してみましょう。そして、履歴書を作るのであれば正しく記入して担当者に好印象を与えることが大切です。