派遣の事務職で求められる「最低限のスキル」を解説！

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事務職は職場における「縁の下の力持ち」的な仕事

事務職の仕事は、書類の作成や処理をはじめ、電話対応や来客対応など、実に多岐にわたります。
いずれも、職場で必要とされる業務であり、職場における「縁の下の力持ち」といっても過言ではないでしょう。
勤務先によっては服装の自由度が高いところや、定時で帰れるところもあります。
また、正社員で働くだけでなく、派遣やパート、アルバイトで働くことも選択肢の一つです。
このような理由もあり、事務職は家事や育児と両立しやすい職種としても注目されています。

事務職の具体的な仕事は、勤務先が手掛ける業種や、その職場での配属先によっても異なります。
そのため、事務職の仕事はすべて同じではないことを知っておきましょう。
そのため、事務職の求人に応募するときは、どのような仕事をするのか把握することが大切です。
また、その仕事で必要なスキルを確認しておくことも大事なポイントといえます。

事務職には、経理、人事、総務などの分野が存在します。
書類の作成や処理などの共通点はありますが、分野ごとに仕事内容が異なることを知っておきましょう。
たとえば、経理事務では、現金の出納をはじめ、仕分け業務や決算書類の作成なども行います。
また、人事事務に就くと、社員の給与計算や社会保険手続きなども対象になります。
総務の部署に配属されると、備品の管理や発注だけでなく、さまざまな業務が求められることを覚悟しておきましょう。

また、貿易事務や法務事務などのように、より専門的な知識が必要な仕事も少なくありません。
貿易事務を募集する会社には、輸出や輸入関連の書類作成だけでなく、英会話でのやりとりや英文作成スキルが必須のところも存在します。
法務事務の仕事に就くと、法的な書類の作成を手掛けるほか、顧問弁護士への取次ぎ業務が発生することも少なくないでしょう。
事務職の仕事は多岐にわたるだけに、仕事探しをするときはそれぞれの特徴を理解することが大切です。

事務職派遣は「スキル」次第で時給があがる！

派遣社員で働くメリットのひとつは、パートやアルバイトよりも「時給が高い」ということ。
さらに派遣のお仕事の中でも、より高い時給の求人で採用されるためには、派遣先に求められるスキルを身に着けることがおすすめです。

時給が高いお仕事に採用される派遣社員は、"この人に働いてもらいたい！"と思われるレベルの高いスキルを持っています
あなたが持っているスキルは、派遣の事務職に役立つものでしょうか？

いままでの経験やスキルが、今後の派遣のお仕事にどれくらい影響するのか、時給アップが期待できるかどうか、自分で判断するのは難しいことです。
高い時給のお仕事で働くためにぜひ知っておきたい、事務職に求められるスキルを確認してみましょう。

派遣会社に登録すると、無料でスキルアップ研修を受けることができます。
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事務職に必要なスキル①コミュニケーション能力

仕事に必要なスキル・ビジネススキル…と聞くと、どうしても「パソコンが使える」「こんな資格を持っている」などの技術的なスキルを思い浮かべる人がほとんどだと思います。
しかし、事務職をスムーズに進めるうえで最も重要なスキルは、実は「コミュニケーションスキル（ヒューマンスキル）」です。

どのような職場で働く場合も、コミュニケーション能力は必須ですが、より多く求められるのが事務職といえるでしょう。
事務職の仕事は、書類の作成や処理だけでなく、社内外とのやり取りなど多岐にわたります。
そのため、事務職に必要なスキルは多く、コミュニケーション能力の高さを重視して採用する企業も少なくないのです。

事務職に求められるコミュニケーションスキルは、業務をスムーズに行うためには欠かせない能力。
事務職には、一人で作業をこなすイメージがあるかもしれません。
しかし、実際はそうではなく、事務職にはいろいろな仕事が求められるのです。
事務職はデスクワークだから、ずっとパソコンや書類だけに向き合っていればOKをいう訳にはいきません。

集団の中での人間関係を円滑に進めるちからがあるかどうかが求められます。
業務遂行をスムーズにするためには、関係者とのコミュニケーションを欠かすことができません。
また、事務職にはその役割が大きいことを知っておきましょう。

その一つに、外部の人との対応が挙げられます。
電話での受け答えはお互いの顔が見えないだけに、より慎重に行う必要があります。
電話のやりとりは、明るい声でしっかり対応することが大事なポイントです。
また、来訪者に対応するときにも、きめ細やかな配慮が求められます。
来客への心を込めた挨拶はもちろん、担当者へ速やかに取次ぐことも事務職の大切な仕事です。
事務職の対応が会社のイメージを大きく左右するだけに、その責任は重大といえます。

社内での連絡においても、コミュニケーション能力は欠かせません。
部署内での連絡はもちろん、各部署とのやり取りが円滑にできることも事務職に必要なスキルです。
担当者は常に在籍しているとは限らないため、職場全体の様子を把握しておくことが大切です。
そうすることで、担当者が留守中の対応もスムーズになります。

こうして列挙してみると「そんな当たり前のこと！？」と思ってしまうかもしれませんが、たったこれだけのことができれば、派遣先で不要なトラブルに巻き込まれることはありません。

事務職に必要なスキル②臨機応変な対応力

事務職の仕事内容は、配属先などによっては若干の違いはありますが、幅広い業務を任されるといった共通点がみられます。
業務遂行に際しては、ビジネスマナーを守ることはもちろん、相手との的確な意思疎通が求められます。
そのうえで、これまで経験したことがない業務を依頼されることも想定しておきましょう。
なかには、急を要する仕事もあるため、自分のスケジュールを考慮することも欠かせません。
また、相手から頼まれたときは、気持ちよく対応できることも事務職に必要なスキルといえるでしょう。

外部の人に対応するときにも、臨機応変な対応力が求められます。
電話をかけてくる人やオフィスを訪れてくる人のなかには、切羽詰まった状態の人も少なくないからです。
そのような場合、相手の気持ちに余裕がないことが考えられます。
その結果、理不尽な言葉を投げかけられることもあります。
しかし、どのようなときでも落ち着いて対応できることが大切です。
もちろん、誠意を尽くした対応が必要なのはいうまでもありません。
また、自分で抱え込むのではなく、上司や担当部署に連絡するなど、状況に応じて的確な対応をすることも必要です。

仕事を効率的に進めるためには、入念な準備が必要なのはいうまでもないでしょう。
しかし、綿密な計画を立てていても、その通りに進まないことが少なくありません。
事務職に就くと、職場の内外とやり取りすることが日常茶飯事です。
それだけに、想定外のできごとに動じないことはもちろん、臨機応変に対応できるスキルが求められます。

事務職に必要なスキル③PCスキル

求人情報には、応募に必要な資格や免許が掲載されることが少なくありません。
その内容には、募集する職種に必要な資格に加えて「パソコンスキル」を明記するところが増えてきました。
パソコンスキルを持つ人は、それだけ需要が大きいといえます。
事務職に就く場合も例外ではありません。
むしろ、事務職はデスクワークが中心になるため、基本的なパソコンスキルは必要不可欠です。
また、事務職は円滑な業務をサポートする性質上、より高いパソコンスキルを持つことが理想的といえるでしょう。

事務職として働くには、オフィスソフトを使えるようにしておきましょう。
実際、オフィスソフトを駆使できる人を求めるところが多いからです。
なかでも、WordやExcelをマスターすることは必須といえます。
たとえば、表の作成や画像の挿入などWordの機能を使うことで、よりよい文書作成に役立ちます。
一方、Excelを使いこなすためにはより高度なスキルが必要なため、ハードルの高さを感じる人もいるでしょう。
しかし、管理シート作成など、日常業務ではExcelを使うことが少なくありません。
そのため、Excelが得意な人は、応募書類作成時などにアピールすることが可能です。
また、MOSなどの資格は必須ではないとはいえ、取得しておくと有利になることもあります。

社内外との連絡手段として、メールを使うことが多くなりました。
そのため、事務職に就くにはメールソフトの基本的な使い方をマスターすることが大切です。
メールのやり取りには、タイトルの付け方はもちろん、言葉使いなどにも細心の注意が求められます。
さらに「To」や「Cc」などの意味を理解して使い分けることや、添付ファイルの容量などへの配慮も欠かせません。
携帯端末の普及もありメールは身近な存在ですが、プライベートシーンで使うのとは勝手が異なります。
メールを使うときは、ビジネスメールならではのマナーを把握しておきましょう。
さて、コミュニケーション能力が優れていて、人当たりが良ければそれでお仕事が成立するかといえば、そうとは言い切れません。
事務職のお仕事は、パソコンを使う業務がとても多いです。
データ入力・書類作成・メール応対など、事務職で働く場合の勤務時間のほとんどは、パソコンに向かうデスクワークですから、当然、技術力も求められます。

一般事務職のお仕事をこなすためには、ワード（MicrosoftWord）、エクセル（MicrosoftExcel）を一定レベルで使いこなせることが最低条件のスキルでしょう。
職場によっては、パワーポイント（MicrosoftPowerPoint）を使用することもあるかもしれません。

派遣会社に登録すると、無料でスキルアップ研修を受けることができます。
スキルアップ研修が充実しているのは、「テンプスタッフ」です。

求められる最低限のワードスキルレベル：分かりやすい文章が作れるか

ワード（MicrosoftWord）は、文書を作成するパソコンソフトです。
パソコンで文字の入力さえできれば、ある程度は動かせるはずですが、ただただ文字が打てるというだけでは、事務職の業務についていけないかもしれません。

事務職に求められるワードスキルの基準は文書の体裁を整えられるかどうかというところ。

ワード（MicrosoftWord）を使って資料や企画書を作るためには、文書の「わかりやすさ」と「見やすさ」に気を配れるかどうかがもっとも重要です。

求められる最低限のエクセルスキルレベル：関数理解と計算

エクセル（MicrosoftExcel）は、事務職なら必ずと言っていいほどよく使用する、表計算ソフトです。
複雑な計算も瞬時に完了することができ、膨大な量のデータを集計するためには欠かせないツールですが、一度も使ったことがないという方にとっては、少しハードルが高く感じるかもしれません。

事務職に求められるエクセルスキルの基準は、関数を理解し、効率よく計算できるかどうかというところ。

エクセル（MicrosoftExcel）を使って表計算をするためには、どんな関数を使えば効率がいいのかを考えられる「応用力」があるかどうかという視点が必要です。

求められる最低限のタイピングスキルレベル：1分間に60文字

タイピングとは、パソコンのキーボードに文字を入力すること。
タイピングスキルとは、文字を早く正確に入力するスキルのことで、ローマ字入力ができればOKというわけではありません。

タイピングに不慣れな人は、どうしても決まった指ばかり（例えば、人差し指ばかり）を使って操作してしまいます。
しかし、タイピングスキルが高い人は、すべての指を使って最短で・正しく入力をしています。

一般的に、１分間に60文字程度のタイピングスピードであれば、最低限の基準はクリアできていると言えるでしょう。

PCスキルに自信がない場合は派遣会社の研修を受けよう

派遣で、はじめて事務職にチャレンジしようという方は少なくありません。
事務職は他の職種に比べて残業が少ない場合が多く、座り仕事がメインなので長く続けやすいお仕事として人気があります。

しかし、いままでパソコンを使ったお仕事をしたことがなく、パソコンスキルに自信がないという方も多いのではないでしょうか。

派遣会社に登録するときにはスキルテストがあるって言うし、不安！
事前にパソコンスクールに通ったほうがいいのかな？
パソコンスキルに自信がなく、派遣の事務職に応募することを諦めたり、派遣会社に登録すること自体を諦めたりすることは、とてももったいないことです。
書店でテキストを買う・パソコンスクールに通う、という選択肢も悪くはありませんが、実はもっとお得にパソコンスキルを身に着けることができる可能性があります。

それは、スキルアップ支援が充実している派遣会社に登録をし、スキルアップ制度を利用すること。
スキルを身につければ、事務職のなかでもさらにお仕事の選択の幅が広がります。
高時給・好条件のお仕事に就ける確率が高くなり、派遣のお仕事をするうえでメリットしかありません。

スキルアップ研修が充実している派遣会社「テンプスタッフ」

必要なスキルを身につけて事務職として働こう！

事務職に就くと、デスクワークだけに留まらずいろいろな業務を行う必要があります。
それにともない、さまざまなスキルが求められることを知っておきましょう。
必要なスキルは配属先によっても異なることも少なくありません。
事務職で採用されるためには、しっかりしたスキルを身に付けることや、それを応募時にアピールすることが大切です。
必要なスキルを身に付けたうえで事務職として働きましょう。