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面接辞退メールの書き方と例文【転職活動のマナー】

面接辞退メールの書き方と例文【転職活動のマナー】

面接辞退メールは、転職活動のマナーの一つです。相手に失礼にならないように、丁寧に書く必要があります。この記事では、面接辞退メールの書き方や例文、注意点などを解説します。面接辞退メールの書き方を覚えて、転職活動を成功させましょう。

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転職活動時の面接辞退メールについて

転職活動をしていると、複数の企業から面接のオファーを受けることがあります。しかし、すべての面接に応じることは難しい場合もありますよね。また、他社から内定をもらったり、自分に合わないと感じたりした場合は、面接を辞退したいと思うかもしれません。
面接を辞退する場合は、メールで連絡するのが一般的です。しかし、面接辞退メールは、相手に失礼にならないように、丁寧に書く必要があります。面接辞退メールの書き方には、以下のポイントがあります。

  • 早めに連絡する
  • 辞退の理由を簡潔に伝える
  • 謝罪の気持ちを表す
  • 感謝の言葉を添える
  • 件名と宛名を明確にする


これらのポイントを踏まえて、面接辞退メールの例文を見ていきましょう。

面接辞退メールの例文1:他社から内定をもらった場合

他社から内定をもらった場合は、面接辞退の理由として、最も納得されやすいものです。しかし、それでも相手に不快な思いをさせないように、敬意を持ってメールを書くことが大切です。以下は、他社から内定をもらった場合の面接辞退メールの例文です。

件名:面接辞退のご連絡
株式会社ABC 人事部 山田太郎様
株式会社XYZの鈴木花子と申します。
先日は、貴社の採用選考のご連絡をいただき、ありがとうございました。 この度、他社から内定をいただきましたので、誠に残念ではありますが、貴社の採用選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴社には、大変興味を持っておりましたが、今回は他の道を選ばせていただきました。 貴社の今後の発展を心よりお祈り申し上げます。
この度は、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。 また、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
何卒、ご理解いただけますようお願い申し上げます。
株式会社XYZ 鈴木花子

このメールの特徴は、以下のとおりです。

  • 早めに連絡している
  • 内定をもらったことを理由にしている
  • 謝罪と感謝の気持ちを表している
  • 件名と宛名を明確にしている


面接辞退メールの例文2:転職エージェントに送る場合

転職エージェントを利用している場合は、面接辞退メールはエージェントに送ることになります。エージェントには、面接辞退の理由を詳しく伝えることが望ましいです。なぜなら、エージェントは、あなたの転職活動をサポートしてくれるパートナーであり、あなたの希望や状況を把握してくれるからです。以下は、転職エージェントに送る場合の面接辞退メールの例文です。

件名:面接辞退のご連絡
株式会社ABC 転職エージェント 佐藤一郎様
株式会社XYZの鈴木花子と申します。
先日は、〇〇社の採用選考のご連絡をいただき、ありがとうございました。 この度、誠に残念ではありますが、〇〇社の採用選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
辞退の理由は、以下のとおりです。

  • 〇〇社の業務内容や社風について、より詳しく調べたところ、自分のキャリアプランや働き方と合わないと感じたため
  • 他社から内定をもらったため


〇〇社には、大変興味を持っておりましたが、今回は他の道を選ばせていただきました。
この度は、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。 また、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
今後とも、転職活動のサポートをよろしくお願いいたします。
株式会社XYZ 鈴木花子

このメールの特徴は、以下のとおりです。

  • 早めに連絡している
  • 辞退の理由を具体的に伝えている
  • 謝罪と感謝の気持ちを表している
  • 件名と宛名を明確にしている
  • エージェントとの関係を継続する姿勢を示している


面接辞退メールの例文3:アルバイト面接の場合

アルバイトの面接を辞退する場合は、正社員の面接とは違って、辞退の理由はあまり重要ではありません。しかし、それでも相手に失礼にならないように、丁寧にメールを書くことが大切です。以下は、アルバイト面接の場合の面接辞退メールの例文です。

件名:面接辞退のご連絡
ABCカフェ 店長 山田太郎様
鈴木花子と申します。
先日は、貴店のアルバイト面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。 この度、誠に残念ではありますが、貴店の面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
辞退の理由は、私事によりアルバイトをすることができなくなったためです。 詳細は申し上げられませんが、ご理解いただけますと幸いです。
貴店には、とても魅力的な職場だと感じておりましたが、今回はこのような結果となりました。 貴店の今後の盛況を心よりお祈り申し上げます。
この度は、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。 また、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
何卒、ご容赦いただけますようお願い申し上げます。
鈴木花子

このメールの特徴は、以下のとおりです。

  • 早めに連絡している
  • 辞退の理由を簡潔に伝えている
  • 謝罪と感謝の気持ちを表している
  • 件名と宛名を明確にしている


電話で面接辞退を伝える場合

メールで面接辞退を伝えるのが一般的ですが、場合によっては電話で伝える必要があることもあります。例えば、面接日が近い場合や、メールアドレスが分からない場合などです。電話で面接辞退を伝える場合は、以下のポイントに注意しましょう。

  • 電話するタイミングを考える
  • 電話する相手を確認する
  • 電話する前にメモを用意する
  • 電話するときには明るく丁寧に話す
  • 電話の最後には感謝の言葉を伝える


以下は、電話で面接辞退を伝える場合の例文です。

鈴木:もしもし、株式会社ABCの人事部の山田太郎さんでしょうか?
山田:はい、そうです。どちら様でしょうか?
鈴木:株式会社XYZの鈴木花子と申します。先日は、貴社の採用選考のご連絡をいただき、ありがとうございました。
山田:ああ、鈴木さんですね。お元気でしょうか?
鈴木:はい、おかげさまで元気です。実は、今回は面接の件でお電話させていただきました。
山田:はい、どういったご用件でしょうか?
鈴木:この度、誠に残念ではありますが、貴社の採用選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
山田:えっ、辞退ですか?それは残念です。何か理由があるのでしょうか?
鈴木:はい、他社から内定をいただきましたので、今回は他の道を選ばせていただきました。
山田:なるほど、そういうことでしたか。それはおめでとうございます。貴社には、大変興味を持っておりましたが、鈴木さんのご判断を尊重いたします。
鈴木:ありがとうございます。貴社の今後の発展を心よりお祈り申し上げます。
山田:こちらこそ、ありがとうございました。また、ご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ございませんでした。
鈴木:いえいえ、こちらこそ、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。それでは、失礼いたします。
山田:はい、失礼いたします。

この電話の特徴は、以下のとおりです。

  • 電話するタイミングは、面接日の少なくとも一日前にする
  • 電話する相手は、人事担当者や面接官など、直接関係する人にする
  • 電話する前にメモを用意して、話す内容を整理する
  • 電話するときには明るく丁寧に話し、相手の反応に合わせて対応する
  • 電話の最後には感謝の言葉を伝える


面接辞退メールに返信がきた場合どうすればいいか

面接辞退メールを送った後、相手から返信がきた場合は、どうすればいいでしょうか?返信の内容によって、対応は異なりますが、基本的には以下のようにします。

  • 返信には必ず返事をする
  • 返事は簡潔にする
  • 返事は丁寧にする
  • 返事は早めにする


以下は、面接辞退メールに返信がきた場合の例文です。

件名:Re: Re: 面接辞退のご連絡
株式会社ABC 人事部 山田太郎様
株式会社XYZの鈴木花子と申します。
先日は、貴社の採用選考を辞退させていただいた件について、ご返信いただき、ありがとうございました。 貴社のお言葉に、とても感謝しております。
貴社の今後の発展を心よりお祈り申し上げます。
この度は、貴重な機会をいただき、ありがとうございました。
株式会社XYZ 鈴木花子

このメールの特徴は、以下のとおりです。

  • 返信には必ず返事をしている
  • 返事は簡潔にしている
  • 返事は丁寧にしている
  • 返事は早めにしている


本記事の総括

この記事では、面接辞退メールの書き方や例文、注意点などを解説しました。面接辞退メールは、相手に失礼にならないように、丁寧に書く必要があります。面接辞退メールの書き方には、以下のポイントがあります。

  • 早めに連絡する
  • 辞退の理由を簡潔に伝える
  • 謝罪の気持ちを表す
  • 感謝の言葉を添える
  • 件名と宛名を明確にする


また、場合によっては、電話で面接辞退を伝える必要があることもあります。その場合は、電話するタイミングや相手、話す内容などに注意しましょう。そして、面接辞退メールに返信がきた場合は、必ず返事をしましょう。
面接辞退メールは、転職活動のマナーの一つです。相手に感謝の気持ちを伝えることで、良い印象を残すことができます。面接辞退メールの書き方を覚えて、転職活動を成功させましょう。
 

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この記事を書いた人

転職派遣サーチ運営事務局

2014年から派遣の情報を発信、おすすめの派遣会社を独自調査し続けている、老舗派遣メディア。転職派遣サーチ以外にも、転職など複数のサイトを運営。読者に分かりやすい情報提供をモットーにサイトを運営しています。

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